Anleitung zur Erstellung und Verwaltung von Unternehmensveranstaltungskalendern im Jahr 2026

Das organisatorische Kraftzentrum hinter jedem prosperierenden Unternehmen ist ein geschickt verwalteter Unternehmensveranstaltungskalender. Im Gegensatz zu einem Geschäftskalender, der typischerweise für individuelle oder abteilungsspezifische Planung vorgesehen ist (ein Thema, das wir ausführlich in unserem spezifischen Leitfaden behandelt haben), ist die Reichweite eines Unternehmenskalenders umfassend. Diese gemeinsamen unternehmensweiten Drehscheiben dokumentieren Meilensteine, die die meisten Mitarbeiter betreffen - von Meetings und Konferenzen bis hin zu Feiertagen, Rückzügen und vielem mehr. 

Art und Häufigkeit dieser Veranstaltungen können sehr unterschiedlich sein, wobei einige Organisationen regelmäßig Aktionärsversammlungen durchführen und andere ihren Kalender mit weniger routinemäßigen, aber ebenso wichtigen Veranstaltungen durchsetzen. Unabhängig von der Form gibt es keine Obergrenze für die Häufigkeit oder Teilnehmerzahl von Unternehmensveranstaltungen. Ein Beispiel: 65 % der Unternehmen erhöhten 2023 allein ihre Veranstaltungsbudgets (1). Und bis 2032 wird der globale Markt für Unternehmensveranstaltungen 1,17 Billionen Dollar erreichen und jährlich um fast 11 % wachsen (2). Veranstaltungsorganisatoren setzen auch zunehmend auf verschiedene Veranstaltungsformate - persönlich, virtuell und hybrid. Tatsächlich berichten 73 % der Fachleute über wachsende Zufriedenheit mit Online-Erfahrungen - was zeigt, dass die digitale Nutzung wahrscheinlich in Unternehmen bestehen bleibt (3). Diese beeindruckenden Statistiken unterstreichen die Nachfrage nach zentralisierter Planung, da mehr Veranstaltungen flexible Arbeitskräfte zusammenbringen. Da sich sowohl persönliche als auch virtuelle Veranstaltungen vervielfachen, verhindert die konsolidierte Planung Konflikte und Verwirrung.

Deshalb hat VirtoSoftware seit über 15 Jahren spezialisierte Planungs-Apps entwickelt, die Unternehmen bei der Abstimmung unternehmensweiter Veranstaltungen unterstützen. Mit Tausenden von Teams, die unsere Lösungen branchenübergreifend nutzen, ist unsere Erfahrung bei der Optimierung von Zeitplänen unvergleichlich. Daher werden wir später in diesem Leitfaden eine ausführliche Fallstudie bereitstellen, die die robusten Funktionen der Virto Calendar App zur Konsolidierung von Unternehmensveranstaltungen zeigt. Durch die Darstellung der Funktionen unserer Planungsplattform anhand eines praktischen Anwendungsfalls werden Sie direkt in der Lage sein, Ihren eigenen konsolidierten Zeitplan zu entwickeln. 

Verständnis von Unternehmensveranstaltungskalendern und Veranstaltungsverwaltung 

In diesem Abschnitt werden wir die kritische Rolle von Unternehmensveranstaltungskalendern bei der effizienten Verwaltung von Geschäftsaktivitäten untersuchen. Wir werden die Bedeutung dieser Kalender erläutern, ihre Vorteile diskutieren und auf die mit ihrer Erstellung und Verwaltung verbundenen Herausforderungen eingehen.

Die Bedeutung von Ereigniskalendern für Unternehmen

Unternehmensveranstaltungskalender sind unverzichtbare Werkzeuge in der Geschäftswelt und spielen eine kritische Rolle bei der Planung und Durchführung von Unternehmensaktivitäten. Sie dienen als zentrale Plattform für die Planung, Verfolgung und Kommunikation anstehender Veranstaltungen in der gesamten Organisation. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder solche mit Remote-Teams, bei denen die Aufrechterhaltung eines einheitlichen Zeitplans sicherstellt, dass alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrem Standort, informiert und engagiert bleiben.

Ein effektiv verwalteter Veranstaltungskalender stellt sicher, dass Informationen über Unternehmensveranstaltungen zeitnah verbreitet werden. Dies ist wesentlich, um Mitarbeitern eine angemessene Vorbereitung und sinnvolle Teilnahme zu ermöglichen. In großen Unternehmen oder solchen mit Remote-Betrieb dient der Kalender als einzige verlässliche Quelle für alle Unternehmensveranstaltungen, vermeidet Konflikte und stellt sicher, dass jedes Teammitglied Zugang zu denselben Informationen hat.

👉 Betrachten Sie dieses reale Beispiel: Eine gemeinnützige Organisation verwaltete zahlreiche Büros in verschiedenen Regionen. Ohne einen zentralisierten Kalender plante jeder Standort Veranstaltungen, ohne von den Aktivitäten anderer Teams zu wissen - von Fundraisern bis hin zu Produktstarts und darüber hinaus. Dieser fragmentierte Ansatz erschwerte die Kommunikation und strategische Ausrichtung, bis die Organisation Virto Calendar App einführte. Die gemeinsame Plattform bot Mitarbeitern und Führungskräften endlich einen Überblick auf hoher Ebene über organisationsweit stattfindende Ereignisse. Dieser Anwendungsfall zeigt, warum ein Unternehmensveranstaltungskalender unverzichtlich ist, wenn Unternehmen wachsen, um Sichtbarkeit über verteilte Einheiten zu gewährleisten, die auf die gleiche Mission hinarbeiten.

Vorteile eines Unternehmensveranstaltungskalenders:

1. Verbesserung der Wechselwirkung im Unternehmen: Ein umfassender Unternehmensveranstaltungskalender verbessert die Interaktion zwischen verschiedenen Abteilungen und dem Unternehmen als Ganzes. Er erleichtert eine bessere Planung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungen und stellt sicher, dass alle Abteilungen mit den Zielen und Zeitplänen des Unternehmens übereinstimmen.
2. Stärkung der Teamloyalität: Regelmäßige und transparente Kommunikation von Unternehmensveranstaltungen und -initiativen trägt zum Aufbau von Vertrauen und Loyalität unter Teammitgliedern bei. Es macht Mitarbeiter sich geschätzt und eingebunden fühlen, was ihre Moral und ihr Engagement für das Unternehmen steigert.
3. Markenförderung und Wertevermittlung: Ereigniskalender sind leistungsstarke Werkzeuge zur Förderung der Marke und der Werte des Unternehmens, nicht nur intern unter Mitarbeitern, sondern auch extern gegenüber Kunden, Stakeholdern und Investoren. Sie dienen als Plattformen zum Präsentieren der Unternehmenskultur, Leistungen und Verpflichtungen und verbessern damit sein öffentliches Image und seine Attraktivität.

Kurz gesagt, zentrale Planung ist für Kohärenz über verteilte Teams durch Transparenz hinweg essentiell und ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit. Wenn sie durch intuitive Plattformen unterstützt wird, sind diese unverzichtbaren Werkzeuge dafür geeignet, Prioritäten zu kommunizieren und eine kontinuierliche Ausrichtung mit Unternehmenszielen zu gewährleisten.

Herausforderungen bei der Verwendung von Unternehmensveranstaltungskalendern für Organisationen

Die effektive Implementierung und Verwendung von Unternehmensveranstaltungskalendern kann für Organisationen mehrere Herausforderungen mit sich bringen, die die Einführung und Nutzung gefährden. Nachfolgend sind einige Schlüsselprobleme aufgeführt, auf die Unternehmen häufig stoßen:

1. Geringe Nutzung: Eine der Hauptherausforderungen mit Unternehmensveranstaltungskalendern ist es, die kontinuierliche Nutzung durch Mitarbeiter zu fördern. Wenn das Kalendersystem umständlich ist, nicht benutzerfreundlich ist oder nicht nahtlos mit anderen von Mitarbeitern genutzten Tools integriert ist, kann es zu einem signifikanten Rückgang der Nutzung kommen. Wenn der Kalender nicht die erforderlichen Details enthält oder nicht aktuell gehalten wird, können Mitarbeiter ihn für irrelevant halten und nicht wie erforderlich konsultieren.
2. Zielverfehlung: Damit ein Unternehmensveranstaltungskalender effektiv ist, muss er auf die spezifischen Anforderungen der Organisation und ihrer Mitarbeiter zugeschnitten sein. Es kann zu einem Missverständnis kommen, wenn der Kalender zu generisch ist oder nicht angemessen angepasst ist, was ihn für Planung und Koordination weniger nützlich macht. Diese Fehlausrichtung kann zu Ineffizienzen und verpassten Gelegenheiten bei der Organisierung von Unternehmensveranstaltungen führen, die mit strategischen Zielen übereinstimmen.
3. Sicherheitsbedenken: Mit der Aufnahme sensibler Informationen im Zusammenhang mit Geschäftsoperationen, Mitarbeiterschedulen und möglicherweise vertraulichen Meetings wird Sicherheit zu einer obersten Priorität. Die Gewährleistung der Datenschutz und Sicherheit des Kalenders ist entscheidend, um Schutz vor unbefugtem Zugriff und potenziellen Datenverletzungen zu bieten. Dies erfordert robuste Sicherheitsmaßnahmen, deren Implementierung und Verwaltung komplex sein können.
4. Hohe Kosten: Die Entwicklung, Implementierung und Wartung eines umfassenden Geschäftsveranstaltungskalender-Systems kann kostspielig sein. Dies ist besonders der Fall bei großen Organisationen oder solchen, die hochgradig angepasste Lösungen benötigen. Die Kosten können Softwareentwicklung oder Kauf, Integration in bestehende Systeme, laufende Wartung und Schulung des Personals umfassen. Für einige Unternehmen könnten diese Kosten prohibitiv sein und beeinflussen die Entscheidung, ein solches System zu implementieren.

Zusammen verstärken diese Hindernisse die Notwendigkeit für spezialisierte Lösungen, die speziell für optimierte Funktionalität, Sicherheit und Skalierbarkeit entwickelt wurden. Durch die Priorisierung von Benutzerfreundlichkeit und Interoperabilität fördern Plattformen die Akzeptanz in Unternehmen. Und mit breiter Zugänglichkeit kommt umfassende Koordination - die Umwandlung von Kalendern von Kosten zu Produktivitätskatalysatoren. 

Lösungen zur Verbesserung der Effizienz der Verwendung von Unternehmensveranstaltungskalendern

Nachdem wir Herausforderungen untersucht haben, wie können Unternehmen den Nutzen von Unternehmenskalendern maximieren? Hier detaillieren wir Methoden zur Optimierung der Nützlichkeit dieser Tools:

1. Sicherstellung von Vollständigkeit und Genauigkeit der Informationen: Implementieren Sie robuste Kalenderverwaltungsprozesse, die regelmäßige Aktualisierungen und Überprüfungen umfassen, um sicherzustellen, dass alle Einträge genau und vollständig sind. Die Verwendung automatisierter Tools, die Veranstaltungsorganisatoren auffordern, Details vor einer Veranstaltung zu überprüfen und zu bestätigen, kann zur Aufrechterhaltung der Integrität des Kalenders beitragen.
2. Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit: Gestalten Sie die Benutzeroberfläche des Kalenders einfach und intuitiv. Die Einbeziehung effektiver Such- und Filterfunktionen kann Mitarbeitern helfen, schnell die für sie relevanten Veranstaltungen zu finden. Die Gewährleistung, dass der Kalender visuell ansprechend und leicht navigierbar ist, fördert eine häufigere Nutzung.
3. Integration mit anderen Tools: Verbessern Sie die Funktionalität des Ereigniskalenders durch die Integration mit anderen Geschäftsanwendungen wie E-Mail-Systemen, Aufgabenverwaltungssoftware und Zusammenarbeit-Plattformen. Diese Integration ermöglicht nahtlose Workflows, bei denen Mitarbeiter leicht von E-Mails zu Kalendereinträgen oder von Aufgabenlisten zur Planung verwandter Ereignisse wechseln können.
4. Förderung effektiver Zeitverwaltung: Includieren Sie Tools im Kalender, die bei der Planung und Buchung von Zeitfenstern für Meetings, Veranstaltungen oder konzentrierte Arbeitsphasen helfen. Erwägen Sie zusätzlich die Implementierung von Funktionen, die die in Meetings verbrachte Zeit verfolgen, um die Zeitverwaltung in der gesamten Organisation zu bewerten und zu optimieren.
5. Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit: Nutzen Sie Zusammenarbeitsfunktionen innerhalb des Kalenders wie Ereignisfreigabe, Gruppenplanung und Sichtbarkeit der Mitarbeiterverfügbarkeit. Diese Funktionen können die Kommunikation zwischen Abteilungen und Teams erheblich verbessern, was die Abstimmung von Zeitplänen und die Planung gemeinsamer Veranstaltungen erleichtert.
6. Sicherstellung der Ausrichtung mit Zielen: Passen Sie das Kalendersystem an beide Organisationsziele und individuelle Mitarbeiterbedürfnisse an. Dies könnte die Einrichtung verschiedener Ansichten oder Zugriffsebenen für verschiedene Abteilungen, die Integration von Zielverfolgungs-Funktionalitäten oder die Möglichkeit personalisierter Kalendereinstellungen beinhalten, die Personen bei der Verwaltung ihrer Zeit in Einklang mit Unternehmenszielen helfen.

Menschenzentriertes Design, Interoperabilität und Anpassung machen Kalender unverzichtbar für optimierte Koordination. Durch die Zentrierung von Endbenutzern innerhalb responsiver Plattformen können Sie jedes Tool in einen intuitiven Hub transformieren, der organisatorische Ausrichtung aktiviert und fördert.

Herausforderungen bei der Verwendung von Unternehmensveranstaltungskalendern für Personal

In kleinerem Maßstab können Unternehmenskalender auch zahlreiche Hindernisse darstellen, die die Mitarbeitereffizienz möglicherweise beeinträchtigen, wenn sie nicht richtig implementiert werden. Schauen wir uns einige häufige Herausforderungen für Teammitglieder an: 

1. Mangel an Informationen

• Unvollständige oder ungenaue Informationen: Oft können Einträge in Unternehmenskalendern veraltet sein oder ihnen könnten entscheidende Details wie Ereignisbeschreibungen, Orte oder Teilnehmerlisten fehlen. Dies kann zu Verwirrtheit und unzureichender Vorbereitung der Teilnehmer führen.
• Duplikation von Informationen: Ereignisse könnten mehrmals in den Kalender von verschiedenen Benutzern eingegeben werden, was zu Verwirrung und Missverständnis führt.
• Fehlende Kategorisierung: Ohne angemessene Kategorisierung kann das Auffinden spezifischer Ereignisse zeitaufwendig werden, da Benutzer einen ungeordneten Kalender durchsuchen müssen.
• Kein System für Ereigniswarnungen: Das Fehlen von Warnungen oder Benachrichtigungen für anstehende Ereignisse oder Planungsänderungen bedeutet, dass Mitarbeiter den Kalender ständig überprüfen müssen, um informiert zu bleiben, was ineffizient ist.

2. Unbequemlichkeit der Nutzung

• Komplexe Schnittstellen: Einige Unternehmenskalender sind mit Funktionen überladen, was sie komplex und unintuiv macht. Dies kann Mitarbeiter davon abhält, sie regelmäßig zu nutzen.
• Begrenzte Suchoptionen: Die Unfähigkeit, Ereignisse effizient nach Schlüsselwörtern, Teilnehmern oder Daten zu durchsuchen, kann Benutzer frustrieren und Zeit verschwenden.
• Inkompatibilität mit anderen Tools: Kalender, die nicht gut mit anderen Geschäftsanwendungen wie E-Mail oder Aufgabenverwaltungssystemen integriert sind, können Workflows unterbrechen und die Produktivität verringern.

3. Ineffektive Zeitverwaltung

• Meeting-Überlastung: Mitarbeiter sind häufig mit hintereinander angeordneten Meetings konfrontiert, die ohne Berücksichtigung ihrer anderen Aufgaben geplant werden, was zu verringerter Zeit für fokussierte, produktive Arbeit führt.
• Geringe Sichtbarkeit der Verfügbarkeit: Schwierigkeiten bei der Sichtbarmachung, ob Kollegen zu bestimmten Zeiten verfügbar sind, können zu Planungskonflikten und ineffizienter Zeitnutzung führen.
• Mangel an Zeitverfolgung: Ohne die Möglichkeit, die in Meetings verbrachte Dauer zu verfolgen, ist es schwierig, deren Effektivität zu bewerten und die Zeit angemessen zu verwalten.

4. Probleme mit Kommunikation und Zusammenarbeit

• Inconsistente Zeitpläne: Es kann schwierig sein, einen Meetingtermin zu finden, der allen gerecht wird, besonders in großen Teams oder solchen, die über verschiedene Zeitzonen verteilt sind.
• Mangel an Zusammenarbeitsfähigkeiten: Einige Kalender unterstützen nicht das einfache Teilen von Ereignissen oder die Integration in gemeinsame Kalender, was Zusammenarbeitsbemühungen behindert.
• Mangel an Transparenz: Der begrenzte Zugang zur Einsicht in die Zeitpläne anderer kann zu Missverständnissen und Planungskonflikten führen, da Mitarbeiter möglicherweise nicht die Verfügbarkeit oder Verpflichtungen anderer kennen.

Diese Herausforderungen unterstreichen die Notwendigkeit gut konzipierter Unternehmenskalender-Systeme, die benutzerfreundlich, nahtlos mit anderen Geschäftstools integriert sind und effektive Kommunikations- und Zeitverwaltungspraktiken unterstützen. 

Erkunden Sie unsere Anwendungsfälle für Ereignisverwaltung

Team- und Projektkalender

Maximieren Sie die Projekttransparenz und die teamübergreifende Koordination mit dem Virto-Kalender, optimieren Sie Arbeitsabläufe und vereinfachen Sie die Kommunikation mit den Beteiligten.

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Veranstaltungskalender

Planen und führen Sie Unternehmensmeetings und Veranstaltungen mühelos mit unserem funktionsreichen Kalender durch. Sorgen Sie für Echtzeit-Transparenz für interne und externe Nutzer.

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Abteilungsübergreifende Veranstaltungskoordination

Vertrieb, Produkt, Marketing und Regionen führen eigene Microsoft 365-Gruppenkalender. Virto Calendar App zeigt sie in einer Ansicht – Woche, Monat, Jahr –, sodass Kollisionen früh sichtbar werden.

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Was ein moderner Unternehmensveranstaltungskalender enthalten sollte

Um seinen Zweck effektiv zu erfüllen, sollte ein moderner Ereigniskalender die folgenden wesentlichen Funktionen umfassen:

1. Bequemlichkeit und Zugänglichkeit

• Universelle Zugänglichkeit: Der Ereigniskalender sollte für alle Mitarbeiter auf allen Geräten zugänglich sein, einschließlich Desktops, Tablets und Smartphones. Dies stellt sicher, dass jeder in der Organisation, unabhängig von seinem Standort oder dem verwendeten Gerät, den Kalender anzeigen kann.
• Benutzerfreundliche Schnittstelle: Das Design des Kalenders sollte intuitiv und leicht navigierbar sein für alle Benutzer, um die weit verbreitete Einführung und regelmäßige Nutzung zu fördern.

2. Relevanz und technische Solidität

• Echtzeit-Updates: Der Kalender sollte Echtzeit-Updates bereitstellen, um sicherzustellen, dass alle Informationen aktuell und genau sind. Dies umfasst automatische Anpassungen an geplante Ereignisse, Erinnerungen und Benachrichtigungen über neue Ereignisse oder Änderungen.
• Technische Zuverlässigkeit: Robuste Backend-Unterstützung ist wesentlich, um sicherzustellen, dass der Kalender reibungslos ohne Störungen oder Ausfallzeiten funktioniert, die die Planung und Verfolgung von Ereignissen beeinträchtigen könnten.

3. Ereignistypen und -verwaltung

• Diverse Ereignisintegration: Der Kalender sollte verschiedene Arten von Ereignissen wie Unternehmens-Meetings, Seminare, Workshops, Feiern und abteilungsspezifische Versammlungen verarbeiten können.
• Zentrale Verwaltung: Typischerweise wird der Kalender zentral verwaltet, oft durch die Personalabteilung oder das Unternehmensmanagement. Dieser zentralisierte Ansatz trägt dazu bei, Konsistenz und Genauigkeit in den im gesamten Unternehmen verteilten ereignisbezogenen Informationen zu wahren.

4. Sicherheit und Datenschutz

• Geschützter Zugriff: Sicherheit ist von höchster Bedeutung zum Schutz sensibler Informationen im Ereigniskalender. Der Zugriff auf den Kalender sollte basierend auf den Rollen und Autoritätsstufen der Mitarbeiter kontrolliert werden, wobei sensible Ereignisse auf spezifische Benutzer oder Gruppen beschränkt sind.
• Vertraulichkeitsmaßnahmen: Die Implementierung starker Sicherheitsprotokolle und Verschlüsselungsmethoden zum Schutz der Kalenderdaten ist entscheidend für den Schutz sowohl der Informationen als auch der allgemeinen Sicherheit der Organisation.

5. Flexibilität und Integration

• Plattformübergreifende Kompatibilität: Der Kalender sollte mit verschiedenen Betriebssystemen kompatibel sein und nahtlos mit anderen Geschäftsanwendungen wie E-Mail-Clients und Aufgabenverwaltungssystemen integriert werden.
• Benachrichtigungssystem: Ein gut konfiguriertes Benachrichtigungssystem ist wesentlich, um Mitarbeiter über neue Ereignisse, Änderungen an bestehenden Ereignissen und anstehende Fristen oder Erinnerungen zu warnen.

6. Zusätzliche Funktionen

• Druckbarkeit: Trotz der digitalen Natur moderner Arbeitsplätze ist die Möglichkeit, den Kalender zu drucken, immer noch eine wertvolle Funktion, besonders für Unternehmen, die offline arbeiten oder wo der digitale Zugriff begrenzt sein könnte.
• Öffentliche vs. private Zugänglichkeit: Es müssen Entscheidungen getroffen werden, ob Teile des Kalenders für externe Parteien wie Kunden oder Stakeholder zugänglich sein sollen, was für Ereignisse wie offene Seminare oder öffentliche Unternehmensfeierlichkeiten vorteilhaft sein könnte.

Kurz gesagt sollte ein moderner Ereigniskalender für Unternehmen bequem, zugänglich, sicher und technisch robust sein, um die vielfältigen Bedürfnisse der Organisation zu erfüllen und gleichzeitig sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über Unternehmensveranstaltungen und -aktivitäten informiert und engagiert bleiben.

👉Wie organisieren Sie Geschäftsveranstaltungen, die in der kommenden Woche geplant sind effektiver? Bei der wöchentlichen Strukturierung Ihres Unternehmenskalenders versuchen Sie, einige einfache Faustregeln einzuhalten. Zunächst priorisieren und kategorisieren Sie alle geplanten Ereignisse nach Wichtigkeit und Typ - unterscheiden Sie Must-Attend-Meetings von flexiblen sozialen Treffen. Dann dokumentieren Sie meticulously Zeit, Ort, Teilnehmer und Agenden und setzen rechtzeitig Erinnerungen für alle Teilnehmer. Schließlich erstellen Sie mit einer umfassenden wöchentlichen Übersicht kurze Vorabreviews, um alle Stakeholder auf der gleichen Seite zu halten und Konflikte früh zu erkennen.

Verwendung von Ereigniskalendern: Typen und Anwendungsfälle

Wie erwähnt, erleichtern Unternehmensveranstaltungskalender die Verbreitung von Informationen über verschiedene Unternehmensaktivitäten. Sie sind so ausgelegt, dass sie unterschiedliche Anforderungen und Szenarien in einer Unternehmensumgebung erfüllen, von öffentlichen Ereignisankündigungen bis zu internen Team-Engagements.

Unten sind einige dieser vielfältigen Ereignisse aufgeführt, die typischerweise in oder sollten in einen Unternehmensveranstaltungskalender aufgenommen werden:

• Unternehmens-Meetings und Workshops
• Trainingssessions und Seminare
• Unternehmensweite Feiern und Team-Building-Veranstaltungen
• Produkteinführungen und Pressekonferenzen
• Tage der beruflichen Entwicklung
• Fundraisers und Freiwilligenaktivitäten

Grundlegende Interaktionsszenarien für verschiedene Mitarbeitergruppen

In diesem Abschnitt werden wir die praktischen Aspekte der Verwendung von Unternehmensveranstaltungskalendern durch die Untersuchung grundlegender Interaktionsszenarien über verschiedene Rollen hinweg erkunden. Diese Einsichten werden zeigen, wie diese Kalender auf die vielfältigen Bedürfnisse einer Organisation zugeschnitten werden können, von einfachen informationalen Setups bis zu interaktiveren Frameworks, die aktive Teilnahme und Engagement von allen Stakeholdern fördern.

👉 Die Verwaltung von Unternehmensveranstaltungen ist ein enorm herausforderndes Unterfangen, das volle managerielle Aufmerksamkeit plus zusätzliche Ressourcen zur effektiven Ausführung erfordert. Leser, die sich für weitere Informationen zu Best Practices im Ereignismanagement interessieren, einschließlich zusätzlicher Ressourcen wie Unternehmens-Ereignisplanungs-Checklisten und Vorlagen, werden ermutigt, auf unseren eigenständigen Artikel zu verweisen, der dieses Thema ausführlich untersucht: Der Ultimative Leitfaden zur Unternehmensveranstaltungsplanung.

Somit können Ereigniskalender in verschiedenen Formaten je nach beabsichtigter Verwendung eingerichtet werden:

• Nur-Ansicht-Kalender: Dies sind informativ und liefern Details zu Ereignissen wie Zeit, Ort und kurze Beschreibung. Sie dienen hauptsächlich dazu, Mitarbeiter über anstehende Ereignisse zu informieren.
• Interaktive Kalender: Diese erfordern mehr Beteiligung, wobei Mitarbeiter sich für Ereignisse anmelden können, Feedback nach Ereignissen geben und an verwandten Aktivitäten wie Abstimmungen oder Fragebogenausfüllung teilnehmen können.

Lassen Sie uns nun Kalenderanwendungsfälle durch spezifische Stakeholder-Linsen untersuchen - und erkunden, wie diese Tools auf Mitarbeiter, Organisatoren, Manager und externe Zielgruppen zurechtgeschnitten sind:

Für Mitarbeiter:

• Anzeige: Überprüfen Sie Details zu anstehenden Ereignissen und offiziellen Ankündigungen.
• Engagement: Nehmen Sie aktiv an den organisierten Ereignissen teil.
  • Registrierung: Melden Sie sich an, um an Workshops, Trainingssessions oder Unternehmensveranstaltungen teilzunehmen.
  • Umfrage: Geben Sie nach Ereignissen Feedback, um deren Effektivität zu bewerten.
  • Reservierungen: Buchen Sie Termine für vom Unternehmen bereitgestellte Dienstleistungen wie Gesundheitswesen, Transport oder Verpflegung.
  • Abstimmung: Nehmen Sie an internen Umfragen teil, um zu verschiedenen Unternehmungsentscheidungen oder Ereignisideen abzustimmen, wie z. B. die Ernennung eines zusätzlichen Empfängers oder die Änderung eines Catering-Unternehmens.
  • Fragebogen: Füllen Sie Bewertungen mit Fragen aus, ob sie mit ihren aktuellen Verantwortlichkeiten zufrieden sind oder ob sie weitere Schulungen benötigen.

Für Organisatoren:

1. Planung:

• Erstellen und Bearbeiten von Ereignissen: Fügen Sie Informationen zu Ereignissen ein oder aktualisieren Sie sie, einschließlich Daten, Uhrzeiten, Orte und Teilnehmerlisten.
• Festlegung des Zugriffs: Definieren Sie, wer den Kalender anzeigen oder bearbeiten kann und Ereignisse verwalten kann.
• Integration mit anderen Systemen: Verbinden Sie den Kalender mit CRM-Systemen, Projektmanagement-Tools und Kommunikationsplattformen.
• Analytik: Überwachen Sie Verkehrsstatistiken und Benutzeraktivitäten, um das Engagement und die Effektivität zu messen.

2. Kontrolle:

• Senden von Einladungen: Senden Sie automatisch Einladungen und Erinnerungen an Teilnehmer.
• Sammeln von ZUSAGENs (Antworten auf eine Einladung): Verfolgen Sie, wer seine Teilnahme bestätigt hat.
• Ressourcenverwaltung: Verwalten Sie Buchungen für Veranstaltungsorte, Ausrüstung und Transport.
• Budgetkontrolle: Überwachen und verfolgen Sie Ausgaben im Zusammenhang mit Ereignissen.

Für Manager:

1. Überwachung:

• Anzeigen von Mitarbeiterkalendern: Beobachten Sie die Teilnahme von Mitarbeitern an Ereignissen und bewerten Sie ihr Engagement und ihre Arbeitsbelastung.
• Datenanalyse: Bewerten Sie die Auswirkungen und den Erfolg verschiedener Ereignisse wie Trainingssessions und Unternehmensversammlungen.
• Problemidentifikation: Erkennen Sie Probleme wie niedriges Engagement oder geringe Ereigniseffektivität.

2. Kontrolle:

• Ereignisgenehmigung: Entscheiden Sie, ob bestimmte Ereignisse fortgesetzt werden sollen.
• Budgetzuweisung: Verteilen Sie Mittel für verschiedene Aktivitäten.
• Belohnung: Erkennen Sie aktive Teilnahme und Beiträge an und belohnen Sie diese.
• Anpassung von Plänen: Ändern Sie Strategien basierend auf Feedback und Datenanalyse.

Für externe Benutzer (Kunden, Investoren, Partner)

• Anzeige: Greifen Sie auf öffentlich zugängliche Ereignisse zu, die möglicherweise Produkteinführungen, offene Seminare oder Unternehmensleistungen umfassen.
• Interaktion und Engagement: Engagieren Sie sich durch offene Einladungen zu bestimmten Ereignissen, geben Sie Feedback ab oder nehmen Sie an öffentlichen Webinaren und Diskussionen teil.

Kurz gesagt, die vielseitige Funktionalität von Unternehmensveranstaltungskalendern erleichtert ein breites Spektrum von Interaktionen, die auf die vielfältigen Rollen innerhalb einer Organisation zugeschnitten sind - von Mitarbeitern, die nach Informationen suchen, über Organisatoren, die diese Ereignisse planen und verwalten, bis hin zu Managern, die die Ergebnisse überwachen und analysieren. Durch die Vereinigung dieser Stimmen in intuitive Drehscheiben hinaus gehen Kalender über operative Logistik hinaus, um Unternehmen zusammenzubinden. Effektiv implementiert tragen Unternehmensveranstaltungskalender nicht nur dazu bei, die Planung von Unternehmensveranstaltungen zu optimieren, sondern tragen auch wesentlich zu den strategischen Zielen des Unternehmens bei.

Empfehlungen für die erfolgreiche Implementierung eines Ereigniskalender-Systems

Die Verwirklichung des vollen Potenzials von Unternehmensveranstaltungskalendern erfordert durchdachte Implementierung, die Nützlichkeit optimiert und Adoption über Stakeholder vorantreibt. Unten untersuchen wir Empfehlungen zur erfolgreichen Maximierung dieser Tools:

1. Ziele und Vorhabensziele definieren: Vor der Implementierung eines Ereigniskalenders ist es entscheidend, seinen Zweck und die spezifischen Probleme, die er in Ihrer Organisation beheben soll, eindeutig zu definieren:

• Zweck und Vorteile: Bestimmen Sie, ob das Hauptziel die Verbesserung von Kommunikation und Zusammenarbeit, Erhöhung der Mitarbeiterproduktivität, Verbesserung des Kundenservice oder Verfolgung von Leistungskennzahlen (KPIs) ist.
• Problembehebung: Identifizieren Sie die spezifischen Herausforderungen, die der Kalender beheben muss, wie z. B. mangelndes Ereignisbewusstsein bei Mitarbeitern, schlechte abteilungsübergreifende Koordination, zu viele Meeting-Lasten oder niedrige Ereignisteilnahme.

2. Wählen Sie das richtige Tool: Die Auswahl eines angemessenen Ereigniskalender-Systems ist für seinen Erfolg wichtig:

• Marktoptionen: Bewerten Sie verschiedene auf dem Markt verfügbare Ereigniskalender-Systeme, mit Fokus auf ihre Funktionalität, Kosten und Benutzerfreundlichkeit.
• Integrationsfähigkeit: Stellen Sie sicher, dass das gewählte System nahtlos mit anderen bereits verwendeten Geschäftsanwendungen integriert werden kann.
• Pilottests: Implementieren Sie eine Testversion des Systems, um zu überprüfen, dass es alle organisatorischen Anforderungen erfüllt, bevor Sie eine vollständige Bereitstellung durchführen.

Verbessern Sie Ihre Ereignisverwaltung mit Virto Apps

Virto Calendar App M365

Fassen Sie Termine aus SharePoint, Exchange, Google und anderen Quellen in einer Kalenderansicht zusammen, um die Planung zu vereinfachen.

Virto Time Blocker App

Verbessern Sie Ihr Zeitmanagement mit einer App, die Pausen plant und Erinnerungen für einen ausgewogenen Arbeitstag versendet.

Virto Calendar Web Part

Führen Sie Termine aus verschiedenen Quellen wie Exchange, Google und SQL in einer einheitlichen Kalenderansicht zusammen.

3. Bereitstellung von Integration mit anderen Systemen: Um die Nützlichkeit des Ereigniskalenders zu maximieren, integrieren Sie ihn mit bestehenden Geschäftssystemen:

• Systemkompatibilität: Verknüpfen Sie den Ereigniskalender mit Ihrem E-Mail-System, CRM-System und anderen relevanten Geschäftsanwendungen, um Ereignisupdates und Planung zu rationalisieren.

4. Schulung von Mitarbeitern: Ordnungsgemäße Schulung ist wesentlich, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter das neue System effektiv nutzen können:

• Trainingssessions: Führen Sie umfassende Trainingssessions durch, um Mitarbeiter zu lehren, wie man Ereignisse hinzufügt und sich anmeldet und andere Funktionen des Systems nutzt.
• Supportressourcen: Bieten Sie Zugang zu Benutzerhandbüchern, FAQs und anderen Supportmaterialien, um Mitarbeitern zu helfen, das System unabhängig zu navigieren.

5. Förderung der Systemnutzung: Die aktive Nutzung des Ereigniskalenders ist für die Realisierung seiner vollen Vorteile entscheidend:

• Förderung: Fördern Sie aktiv Mitarbeiter dazu, das System zur Planung ihrer Meetings und anderer Ereignisse zu verwenden.
• Kommunikation von Vorteilen: Kommunizieren Sie klar die Vorteile der Nutzung des Ereigniskalenders an alle Mitarbeiter.
• Obligatorische Nutzung: Implementieren Sie Richtlinien, die die Verwendung des Systems für die Planung bestimmter Ereignistypen vorschreiben, um die Einhaltung sicherzustellen.

6. Verfolgung und Analyse der Nutzung: Überwachung und Analyse sind Schlüssel zum Verständnis und zur Verbesserung der Nutzung des Ereigniskalenders:

• Nutzungsüberwachung: Überprüfen Sie regelmäßig, wie Mitarbeiter das System nutzen.
• Datenanalyse: Analysieren Sie Nutzungsdaten, um Trends, Nutzungslücken und mögliche Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
• Systemupdates: Nehmen Sie erforderliche Anpassungen am System und den zugehörigen Prozessen basierend auf analytischen Erkenntnissen vor.

7. Bereitstellung von technischem Support und Aktualisierung Ihres Kalenders: Kontinuierlicher Support und Updates sind entscheidend für die Aufrechterhaltung der Systemeffizienz:

• Technischer Support: Bieten Sie umfassende technische Supportoptionen an, darunter Online-Dokumentation, FAQs und ein eigenes Support-Team, das Probleme schnell löst.
• Regelmäßige Updates: Halten Sie das Kalendersystem mit den neuesten Funktionen und Sicherheitsupdates auf dem aktuellen Stand, damit es effektiv und sicher bleibt.

Wer diese Best Practices befolgt, macht seine Kalenderinvestitionen zukunftssicher: Das System skaliert mit den sich wandelnden Anforderungen des Unternehmens und schafft schon heute einen enormen Mehrwert. 

Erstellung eines Unternehmensveranstaltungskalenders auf Basis der Virto Calendar App

Wenn Sie eine umfassende App für Ihren Unternehmensveranstaltungskalender suchen, ist die Virto Calendar App die richtige Wahl. Hier erfahren Sie, warum.

Die Virto Calendar App ist eine intuitive, zentrale Plattform, die einen reibungslosen Überblick über wichtige unternehmensweite Veranstaltungen und die Teilnahme daran ermöglicht. Für alle, die im Microsoft-Ökosystem arbeiten, ist Virto Calendar die optimale Wahl. Als native Microsoft-Anwendung hält sie sich strikt an alle Sicherheitsprotokolle von Microsoft, da sie Ihre Daten ausschließlich auf Microsoft-Servern speichert. Außerdem ist sie darauf ausgelegt, sich nahtlos in Microsoft Teams, SharePoint Online oder SharePoint On-Premises zu integrieren, und sorgt so für ein reibungsloses Benutzererlebnis. Ob remote gehostet oder selbst on-premises betrieben: Virto Calendar bietet Microsoft-orientierten Organisationen einen intuitiven Hub, der gezielt für Konsolidierung, Transparenz und nahtlose Zugänglichkeit über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg entwickelt wurde.

Darüber hinaus kann Virto Calendar Kalender aus einer Vielzahl von Quellen zusammenführen und anzeigen, darunter Exchange, Outlook, SharePoint, Google Calendar und weitere. Dank dieser Integrationsfähigkeit lassen sich alle geplanten Ereignisse aus verschiedenen Plattformen in einer einzigen, einheitlichen Oberfläche anzeigen, was die Verwaltung von Veranstaltungen im gesamten Unternehmen erleichtert.

Sehen wir uns nun die wichtigsten Funktionen von Virto Calendar genauer an, und auch, wie Sie diese nutzen können, um Ihr eigenes ultimatives Planungssystem aufzubauen:

• Ereignisverwaltung: Benutzer können Ereignisse mit allen wesentlichen Angaben wie Titel, Beschreibung, Uhrzeit, Datum, Ort und Teilnehmern anlegen. So bleiben alle relevanten Informationen zentral gebündelt und zugänglich.
• Kategorisierung: Ereignissen lassen sich bestimmte Kategorien zuweisen. Das erleichtert effizientes Filtern und Sortieren, sodass Benutzer die für sie relevanten Ereignisse schnell finden.
• Anhänge: Da sich Ereignissen Anhänge wie Dateien, Bilder und Links hinzufügen lassen, haben die Teilnehmer bequem Zugriff auf alle benötigten Materialien.
• Wiederkehrende Ereignisse: Planen Sie Ereignisse, die sich täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholen, damit regelmäßige Aktivitäten nie verpasst werden.
• Erinnerungen: Richten Sie vorab Erinnerungen für Ereignisse ein, damit die Teilnehmer gut vorbereitet und pünktlich sind.
• Mehrere Ansichtsoptionen: Zeigen Sie Ereignisse in verschiedenen Formaten an, etwa als Liste oder als Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresansicht, passend zu unterschiedlichen Vorlieben und Anforderungen.
• Erweiterte Suche und Filter: Suchen Sie Ereignisse nach Titel, Beschreibung, Teilnehmern und Kategorien. Filtern Sie sie nach Datum, Uhrzeit, Kategorie und Teilnehmern, um schneller zu den gewünschten Einträgen zu gelangen.
• Exportoptionen: Exportieren Sie Ereignisse im iCal- oder CSV-Format, um sie einfach zu teilen und zu sichern. 
• Ausdruck: Drucken Sie einen Kalender auf Papier aus und erhalten Sie so eine praktische physische Kopie zum schnellen Nachschlagen.

Im Bereich Zusammenarbeit und Zugriffsverwaltung bietet Virto Calendar folgende Funktionen:

• Freigabefunktionen: Geben Sie Kalender für andere Personen oder Gruppen innerhalb der Organisation frei und fördern Sie so ein kollaboratives Arbeitsumfeld.
• Zugriffsrechte: Granulare Zugriffskontrollen ermöglichen gezielte Rechte zum Anzeigen, Bearbeiten oder Erstellen von Ereignissen. So bleiben sensible Informationen geschützt, während die Zusammenarbeit im Team dennoch gefördert wird.
• Änderungsverfolgung und Benachrichtigungen: Behalten Sie den Überblick über Änderungen, die andere an Ihrem Kalender vornehmen, und lassen Sie sich über jede Änderung benachrichtigen. So bleiben Zeitpläne ohne manuelle Kontrolle auf dem neuesten Stand.

Hier finden Sie weitere Informationen zu den umfangreichen Integrations- und Anpassungsmöglichkeiten von Virto Calendar:

• Synchronisierung: Synchronisieren Sie den Kalender mit anderen Kalendern wie Google Calendar, Outlook und iCloud, um Kontinuität zu wahren und Konflikte zwischen verschiedenen Planungsplattformen zu vermeiden.
• Import-/Exportfunktionen: Importieren Sie Ereignisse ganz einfach aus iCal- oder CSV-Dateien und exportieren Sie sie auf demselben Weg. Das sorgt für mehr Flexibilität beim Verarbeiten und Teilen von Daten.
• Anbindung an andere Anwendungen: Integrieren Sie CRM-Systeme, Projektmanagement-Tools und andere Anwendungen, damit der Kalender als zentraler Hub für alle ereignisbezogenen Aktivitäten dient.
• Anpassungen: Passen Sie das Farbschema des Kalenders an, fügen Sie Ereignissen benutzerdefinierte Felder hinzu und erstellen Sie Vorlagen für häufig stattfindende Ereignisse. So wird der Kalender so passgenau und effizient wie möglich.
• Zeitzonenverwaltung: Erleichtern Sie globale Abläufe, indem Sie Zeitzonen nutzen und Ereignisse in der Ortszeit des jeweiligen Betrachters anzeigen.

Wie in der Einleitung dieses Artikels angekündigt, zeigen wir Ihnen nun, wie Sie mit der Virto Calendar App einen einfachen Unternehmensveranstaltungskalender erstellen. Er kann Ihnen als Ausgangspunkt dienen, um Ihr eigenes robustes und komplexeres System für Unternehmensveranstaltungen aufzubauen.

Für die Einrichtung eines Unternehmensveranstaltungskalenders mit der Virto Calendar App kommen zunächst zwei grundlegende Methoden infrage:

Option 1: Einen Veranstaltungskalender für das Unternehmen mit Outlook-Gruppen erstellen 

Eine effektive Möglichkeit, einen Unternehmensveranstaltungskalender zu erstellen, ist die Verwendung von Outlook-Gruppen. So gehen Sie vor:

1. Erstellen Sie in Outlook eine Gruppe und fügen Sie ihr alle relevanten Benutzer des Unternehmens hinzu. Innerhalb der Gruppe lassen sich unterschiedliche Rechte für die Verwaltung von Ereignissen konfigurieren.

2. Jeder Gruppe ist eine E-Mail-Adresse zugewiesen. Beim Erstellen eines Ereignisses müssen Sie also nicht jeden Benutzer einzeln hinzufügen (was zu Leistungsproblemen führen kann), sondern tragen einfach die E-Mail-Adresse der Gruppe ein. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gruppe und kopieren die E-Mail-Adresse. Auf diese Weise erreicht die Einladung zum Ereignis alle Mitglieder der Gruppe effizient.

3. Passen Sie Ihren Kalender an, indem Sie verschiedene Gruppen von Ereignissen in unterschiedlichen Farben anzeigen. Dank dieser visuellen Unterscheidung erkennen Benutzer die Art eines Ereignisses schnell und auf einen Blick.

Option 2: Einen unternehmensweiten Veranstaltungskalender mit SharePoint-Listen erstellen 

Wenn es nicht möglich ist, eine Gruppe zu erstellen oder alle Mitarbeiter des Unternehmens hinzuzufügen – oft aufgrund von Einschränkungen in größeren Unternehmen –, können Sie folgende Methode verwenden:

• Erstellen Sie eine SharePoint-Liste auf der Teams-/SharePoint-Website. Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer der Gruppe bzw. des Teams Zugriff auf diese Liste haben.

• Fügen Sie diese Liste als Quelle zu Ihrem Virto Calendar hinzu. Diese Konfiguration eignet sich besonders für die visuelle Darstellung von Ereignissen, kann jedoch Einschränkungen mit sich bringen, etwa dass sich Teams-Besprechungen nicht direkt aus der Liste erstellen lassen.

• Benutzer können solche Ereignisse außerdem zu ihren persönlichen Kalendern hinzufügen, um ihre Termine besser selbst zu verwalten und Erinnerungen zu erhalten.

👉 Weitere Informationen zur Konfiguration der Virto Calendar App finden Sie in unserer offiziellen, umfassenden Dokumentation mit zahlreichen Abbildungen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Videos.

Im obigen Beispiel (Bild 8) werden verschiedene Ereignisse nach Abteilung, Aktivität usw. farblich codiert und kategorisiert. Natürlich können Sie auch Ihr eigenes System für Farbcodierung und Kategorisierung entwickeln. Sie könnten Ereignisse zum Beispiel wie folgt kennzeichnen:

• Unternehmens-Meetings in Blau für regelmäßige interne Zusammenkünfte wie Town-Hall-Meetings oder Updates aus Ausschüssen.
• Trainingssessions in Grün, die Workshops zur beruflichen Weiterentwicklung und Weiterqualifizierung hervorheben.
• Unternehmensmeilensteine in Rot, die große Feiern und kulturfördernde Retreats markieren.
• Abteilungsfristen in Gelb, die auf wichtige Arbeitsergebnisse aus Vertrieb, Marketing und weiteren Bereichen hinweisen.

Dieses Schema macht Ereignistypen auf einen Blick visuell unterscheidbar und ermöglicht es Benutzern zugleich, bei der Suche nach bestimmten Anlässen nach Farbe zu filtern. Eine solche Konfiguration verbessert nicht nur die Optik, sondern auch die Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit des Unternehmensveranstaltungskalenders. 

👉 Weitere Ideen zu Farbcodierung und Kategorisierung finden Sie in den folgenden Artikeln unseres Blogs: Farbcodierung im Kalender & Ideen für Kalenderkategorien.

Fazit

Da verteilte Belegschaften zur Norm werden, wird es für den Erfolg unerlässlich, Unternehmen auf gemeinsame Ziele auszurichten. Durchdacht implementierte Kalender bilden die Drehscheibe für diese Ausrichtung – intuitive Plattformen, auf denen Mitarbeiter die für sie wichtigen Termindetails abrufen, während Führungskräfte den Fortschritt an den strategischen Prioritäten messen.

Um das enorme Potenzial dieser Tools auszuschöpfen, genügt es jedoch nicht, sie einfach zu installieren. Organisationen müssen gezielt für eine breite Akzeptanz sorgen und zugleich sicherstellen, dass die Konfigurationen mit den sich wandelnden Anforderungen mitwachsen. 

Die heute vorgestellten Empfehlungen und Best Practices sollen Ihren Kalenderinvestitionen zu einem exponentiellen ROI verhelfen und Ihnen helfen, typische Fallstricke zu vermeiden. Wir empfehlen Ihnen, sich anhand der folgenden Links weiter mit effektiven Techniken und Strategien der Kalenderverwaltung zu beschäftigen, bevor Sie mit Ihrer eigenen Einführung beginnen:

• Planung von Unternehmensveranstaltungen
• Tipps zur Kalenderverwaltung
• Gemeinsame und kollaborative Kalender
• Kalender überlagern
• Leitfaden für Master-Kalender
• Kalender-Apps für MS Teams
• Urlaubskalender
• Gruppenkalender
• Kalenderkonflikte/Planungskonflikte
• Fokuszeit-Management
• Time-Blocking-Methode
• Timeboxing-Technik
• Business-Kalender

Wenn Sie ein zentrales System zur Steuerung des Veranstaltungskalenders Ihres Unternehmens einführen möchten, gehen Sie diesen Schritt nicht allein – setzen Sie auf spezialisierte Experten. Vereinbaren Sie eine Beratung mit VirtoSoftware, einem der besten Kalenderanbieter auf dem Markt, und nutzen Sie Insider-Strategien, die eine bahnbrechende Transformation Ihrer Planung ermöglichen.

Quellen:

(1) Statistiken von Cvnet. 

(2) Statistiken von Allied Market Research.

(3) Statistiken von Bizzabo.