Microsoft 365-Kalender ist mehr als nur ein Ort zum Ablegen von Besprechungseinladungen. Es ist ein Planungssystem, das auf Exchange Online basiert und in Outlook, Teams und SharePoint angezeigt wird, damit Benutzer ihre Zeit selbst einteilen, mit Kollegen koordinieren und Team-Zeitpläne dort sichtbar machen können, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet. Richtig genutzt deckt es tägliche persönliche Planung, Team-Sichtbarkeit und organisationsweite Planung ab - von Project Stand-ups bis zur Raumbuchung.
Doch viele Benutzer sind sich unsicher, welchen Kalender sie ansehen oder verwenden sollten. Ist es ihr persönlicher Postfach-Kalender, der Gruppenkalender, der an eine Microsoft 365-Gruppe gebunden ist, oder ein Ressourcenkalender für einen Raum oder eine Ausrüstung? Die Schnittstellen sehen ähnlich aus, die Einstiegspunkte variieren je nach App und die Berechtigungen unterscheiden sich gerade genug, um Reibungen zu verursachen. Diese Verwirrung führt oft zu fragmentierten Praktiken: Einige Ereignisse befinden sich in einem Kanalkalender, andere im persönlichen Kalender eines Benutzers und Raumbuchungen schweben in separaten Threads herum.
Für IT und Administratoren ist die Geschichte nicht einfacher. Verschiedene Kalendertypen werden an verschiedenen Orten erstellt und verwaltet, mit separaten Kontrollen für Freigabe, Datenschutz und Lebenszyklus. Fügen Sie Hybrid-Work-Muster hinzu - unterschiedliche Arbeitszeiten, mehrere Zeitzonen und eine Mischung aus persönlichen und virtuellen Meetings - und es ist leicht, dass eine Organisation Funktionen verpasst, die sie bereits bezahlt.
Wenn Kalender nicht konsistent eingerichtet oder verwendet werden, leidet die Zusammenarbeit. Benutzer buchen Räume doppelt, verpassen Kanal-Meetings oder können die wichtige Verfügbarkeit nicht sehen. Projekt-Zeitpläne verschieben sich, Status-Updates werden auf verschiedene Tools verteilt und Teams verbringen Zeit damit, Informationen zu verfolgen, die in einem gemeinsamen Kalender sichtbar sein sollten.
Dieser Artikel ist eine praktische Anleitung zur Behebung dieses Problems. Wir stellen die wichtigsten Microsoft 365-Kalendertypen vor - persönlich, Gruppe und Ressource -, erläutern ihre Unterschiede und zeigen, wie Sie jeden korrekt für die Zusammenarbeit konfigurieren. Am Ende wissen Sie, welchen Kalender für welche Aufgabe verwendet wird, wie Sie die richtigen Berechtigungen festlegen und wie Sie Kalender in Outlook, Teams und SharePoint sichtbar machen, damit Ihre Organisation zusammen und nicht parallel plant.
Grundlagen des Microsoft 365-Kalenders
Denken Sie an Microsoft 365-Kalender als die Planungsebene Ihres Mandanten. Er speichert Ereignisse in Exchange Online und zeigt diese Ereignisse überall dort an, wo Menschen arbeiten - Outlook, Teams und SharePoint - sodass persönliche Planung und Team-Koordination an einem Ort stattfinden.
Was ist Microsoft 365-Kalender?
Hier ist, was dieser Teil in einfachen Worten abdeckt. Zuerst definieren wir, was Microsoft 365-Kalender tatsächlich ist, dann zeigen wir, wo Benutzer ihn auf Desktop, Web und mobil verwenden können.
📖 Für weitere Informationen zu Microsoft 365-Kalendern und deren Verwaltung siehe: Microsoft 365-Kalender: Ein praktischer Leitfaden zur Verwaltung mehrerer M365-Kalender
Hat Microsoft 365 einen Kalender?
Ja - Microsoft 365 enthält einen vollständigen Kalenderdienst. Es ist keine eigenständige App, die Sie installieren; es ist eine Funktion von Exchange Online. Sie interagieren damit über verschiedene Schnittstellen:
- Outlook (Desktop und Web): die primäre Art, wie die meisten Menschen Meetings erstellen und verwalten.
- Outlook Mobile-Apps (iOS/Android): derselbe Postfach-Kalender auf Ihrem Telefon.
- Microsoft Teams: die Kalender-Oberfläche zeigt Ihre Outlook/Exchange-Meetings und ermöglicht es Ihnen, Teams-Meetings zu planen; Kanäle können einen Kanalkalender für Team-sichtbare Meetings haben.
- SharePoint: Kalender können auf Sites mit dem Gruppenkalender Web-Part angezeigt werden oder als Listenkalenderansichten für einfache Planung angezeigt werden.
Im Hintergrund verwaltet Exchange Online Speicherung, Synchronisierung, Berechtigungen und Verfügbarkeit, sodass an einem Ort vorgenommene Änderungen überall sonst angezeigt werden.
💡 Bevor wir Namen vergleichen, ist es hilfreich, die Plattform von der App zu unterscheiden, auf die Sie klicken.
Was ist der Unterschied zwischen Microsoft-Kalender und Outlook-Kalender?
Verwenden Sie dieses einfache mentale Modell, um Verwirrung zu vermeiden - dann erklären wir, was jeder Begriff bedeutet:
- Microsoft 365-Kalender ist das System: es umfasst persönliche Kalender (in Benutzer-Postfächern), Gruppenkalender (in Microsoft 365-Gruppen) und Ressourcenkalender (Räume/Ausrüstung). Es befindet sich in Exchange Online und wird über Microsoft 365 verteilt.
- Outlook-Kalender ist die Benutzeroberfläche für dieses System. Outlook - im Web, auf dem Desktop oder mobil - ist ein Fenster zu Ihren Kalendern; es ist kein separater Kalenderdienst.
Kurz gesagt, behandeln Sie Outlook-Kalender als Fenster und Microsoft 365-Kalender als Haus, das jeden Raum enthält: persönlich, Gruppe und Ressource.
💡 Mit diesem Modell im Hinterkopf ergibt der Feature-Set mehr Sinn.
Hauptfunktionen von Microsoft 365-Kalendern
Hier ist eine kurze Tour durch die Kernfunktionen - und wo sie in Outlook, Teams und mobil angezeigt werden.
- Planung von Meetings und Ereignissen. Erstellen Sie einmalige oder wiederkehrende Ereignisse, laden Sie Personen ein, fügen Sie Räume/Ausrüstung hinzu, und machen Sie jedes Meeting zu einem Teams-Meeting mit Beitrittsinformationen.
- Freigabe und Zugriffsrechte. Geben Sie Ihren Kalender für Kollegen frei und kontrollieren Sie, was sie sehen. Moderne Berechtigungsstufen umfassen: Kann sehen, wann ich beschäftigt bin, Kann Titel und Orte sehen, Kann alle Details sehen, Kann bearbeiten und Delegieren. Teams- und Gruppenkalender erben ihren eigenen Freigabe-Kontext, um Team-Ereignisse sichtbar zu halten.
- Synchronisierung auf allen Geräten. Da Exchange Online das Backend ist, werden Bearbeitungen in Outlook im Web in Desktop-Outlook, Teams und Outlook Mobile automatisch angezeigt.
- Integration mit Aufgaben und E-Mail.
- Wandeln Sie E-Mails direkt aus Outlook in Kalenderelemente um.
- Verbinden Sie Arbeit mit Aufgaben: Microsoft To Do-Aufgaben stehen neben Ihrem Zeitplan in Outlook und Planner-Pläne bieten eine Zeitplan-Ansicht; Sie können einen Plan zu einem iCalendar-Feed veröffentlichen, um diesen Zeitplan in Outlook anzuzeigen, falls erforderlich.
- Das Ergebnis ist ein einzelner Ort, um Zeit-Verpflichtungen, Meetings und Task-Zeitpläne zusammen anzuzeigen.
Zusammen machen diese Funktionen Microsoft 365-Kalender zu einem praktischen System für Zeitmanagement und Zusammenarbeit - nicht nur ein Tool zum Versenden von Besprechungseinladungen.
Kalendertypen in Microsoft 365
Microsoft 365 bietet mehrere Kalendertypen, die verschiedene Planungsbedürfnisse erfüllen. Das Verständnis, wofür jeder Typ bestimmt ist - und wo er angezeigt wird - verhindert doppelte Arbeit, verpasste Einladungen und Verwirrung über "wo die Wahrheit liegt".
| Kalendertyp | Am besten für | Wo es angezeigt wird | Wie es erstellt wird | Wichtige Einschränkungen |
| Persönlich (Postfach) | Persönliche Planung, 1:1s, Interviews | Outlook (alle), Teams (Ihr Kalender) | Kommt mit Postfach | Nicht für Team-weite Sichtbarkeit geeignet |
| Gemeinsam persönlich | Manager-Assistent, kleine Arbeitsgruppe | Outlook (alle) | Benutzer erstellt und teilt | An ein Postfach gebunden; Änderungen des Eigentümers können den Zugriff unterbrechen |
| Microsoft 365-Gruppe | Team-/Abteilungspläne, Project-Rituale | Outlook (unter der Gruppe), Teams (Kanal-Meetings über Kanalkalender) | Erstellen Sie eine Gruppe/Team | Nicht standardmäßig im Teams-Hauptkalender |
| Ressource (Räume/Ausrüstung) | Raumbuchung, Geräte, Labore | Outlook Room Picker | Admin erstellt Ressourcen-Postfach | Unterliegt Buchungsrichtlinien; nicht für allgemeine Ereignisse |
| SharePoint (Listen-/Kalenderansicht) | Seitenlokale Zeitpläne im Intranet | SharePoint-Seite | SharePoint-Liste + Kalenderansicht | Wird nicht mit Outlook synchronisiert; Events Web-Part keine Wiederholung |
| ICS-Abonnement | Externe schreibgeschützte Daten (Feiertage, Branche) | Outlook (Web/neues Windows, Desktop/mobil nach Synchronisierung) | Abonnieren von .ics | Schreibgeschützt; Aktualisierung nach Zeitplan des Herausgebers |
| Planner (iCal-Overlay) | Visualisierung von Plan-Zeitplänen in Outlook | Outlook (schreibgeschützt) | Plan zu iCal veröffentlichen und abonnieren | Einseitig; Bearbeitungen erfolgen immer noch in Planner/To Do |
Persönlicher Kalender (Exchange Online persönlicher Kalender)
Dies ist der Kalender, den jeder Benutzer mit seinem Postfach erhält. Er wird in Exchange Online gespeichert und angezeigt in Outlook für Windows/Mac, Outlook im Web, Outlook Mobile und in Teams (Ihre Kalenderansicht zeigt diesen gleichen Postfach-Kalender).
Ein persönlicher Kalender ist am besten für Ihren eigenen Zeitplan geeignet: Fokuszeit, 1:1s, Interviews, Erinnerungen und Meetings, bei denen Sie der Organisator sind. Der Planungs-Assistent ermöglicht es Ihnen, die Verfügbarkeit von Kollegen zu prüfen, Räume/Ausrüstung hinzuzufügen und jedes Meeting in ein Teams-Meeting umzuwandeln. Moderne Optionen wie Arbeitszeiten und Standort helfen Kollegen zu sehen, wenn Sie im Büro oder remote sind.
Verwenden Sie für:
- Aufrechterhaltung eines persönlichen Zeitplans
- Planung von Arbeit und persönlichen Aktivitäten
- Koordination von Meetings mit Kollegen unter Verwendung von Verfügbarkeit und vorgeschlagenen Zeiten
Setup-Notizen und Tipps:
- Es existiert standardmäßig - keine Admin-Arbeit erforderlich.
- Wenn andere Ihren Kalender verwalten müssen, verwenden Sie stattdessen Freigabe/Delegation (nächster Abschnitt).
- Vermeiden Sie, Team-weite Ereignisse hier einzutragen; sie werden nicht für die ganze Gruppe sichtbar sein.
Gemeinsam genutzter persönlicher Kalender
Manchmal muss der Kalender einer Person für jemand anderen sichtbar oder verwaltbar sein - denken Sie an Manager+Assistent, einen Project Lead mit einem Koordinator oder einen Helpdesk-Schicht-Eigentümer.
Die Freigabe verwendet klare Berechtigungsstufen: Kann sehen, wann ich beschäftigt bin, Kann Titel und Orte sehen, Kann alle Details sehen, Kann bearbeiten und Delegieren. "Delegieren" fügt Send-on-Behalf-Aktionen und Meeting-Verarbeitung hinzu, was ideal für Assistenten ist.
Verwenden Sie für:
- Ein Manager, dessen Assistent in ihrem Namen plant
- Kleine Arbeitspaare oder kleine Gruppen, die Bearbeitungszugriff benötigen
Einschränkungen:
- Nicht für große Teams geeignet - der Besitz ist an das Postfach einer Person gebunden.
- Wenn die Person das Unternehmen verlässt oder ihr Postfach sich ändert, brechen Zugriffsmuster auf.
Setup-Notizen und Tipps:
- Bevorzugen Sie "Delegieren" für echte Assistent-Szenarien; verwenden Sie "Kann bearbeiten" für Kollegen.
- Halten Sie sensible Ereignisse privat oder verwenden Sie bei Bedarf eingeschränkte Detail-Freigaben.
📖 Erfahren Sie mehr von offiziellen Quellen:
- Geben Sie Ihren Kalender in Outlook frei
- Geben Sie einen Kalender mit Bearbeitungs- oder Delegierungsberechtigungen in Outlook frei und greifen Sie darauf zu (neuer Outlook)
Gruppenkalender (Microsoft 365 Gruppenkalender)
Wenn Sie eine Microsoft 365-Gruppe erstellen (und jedes Standard-Team, das darauf basiert), werden automatisch ein Gruppen-Postfach und ein Kalender erstellt. Dies ist der freigegebene Kalender für das Team oder Projekt.
Gruppenkalender werden in Outlook (Desktop und Web) für Gruppenmitglieder angezeigt. In Teams werden Kanal-Meetings über die Registerkarte Kanalkalender angezeigt - dies ist eine Team-sichtbare Ansicht von Meetings, die in diesem Kanal geplant sind. Der Haupt-Teams-Kalender bleibt Ihr persönlicher Kalender.
📖 Erfahren Sie mehr über Gruppenkalender in unseren jeweiligen Leitfäden: Erstellen und Verwalten von Gruppenkalendern in Outlook: Der vollständige Leitfaden
Verwenden Sie für:
- Project-Teams, die Sprints, Meilensteine und wiederkehrende Rituale planen
- Abteilungsarbeitsgruppen, die einen gemeinsamen Platz für Team-Ereignisse benötigen
- Planung von Kanal-basierten Teams-Meetings, sodass sie für alle im Team sichtbar sind
Einschränkungen:
- Gruppenkalender werden standardmäßig nicht im Teams-Hauptkalender angezeigt; fügen Sie eine Kanalkalender-Registerkarte hinzu oder heften Sie Outlook im Web als Website-Registerkarte an, wenn Sie eine gemeinsame Ansicht in Teams benötigen.
- Externe Gäste können je nach Mandanten-Einstellungen begrenzte Sichtbarkeit haben.
Setup-Notizen und Tipps:
- Erstellen Sie zuerst die Gruppe/Team - der Zugriff wird durch die Mitgliedschaft automatisch kontrolliert.
- Für Kanal-Meetings erstellen Sie das Ereignis aus dem Kanal, sodass es im richtigen gemeinsamen Kontext landet.
📖 Erfahren Sie mehr über Kanalkalender von offiziellen Quellen:
- Sehen Sie alle Ihre Meetings in Microsoft Teams (Erstellen Sie einen Kanalkalender)
- Erste Schritte mit dem neuen Kalender in Microsoft Teams
SharePoint-Kalender (Listen und Apps)
SharePoint bietet Site-basierte Möglichkeiten, um Daten für ein Publikum anzuzeigen, das bereits eine Seite besucht. Es gibt zwei gängige Muster:
- Gruppenkalender Web-Part: zeigt die Ereignisse der Outlook-Gruppe in einer Listen-ähnlichen Ansicht auf einer modernen Seite an.
- Liste mit Kalenderansicht: eine SharePoint-Liste mit Datumsspalten, die als Kalender für einfache Planungsbedürfnisse angezeigt wird.
Verwenden Sie für:
- HR und Betrieb (Urlaube, PTO, Büroschließungen)
- Projektseiten (Meilensteine, Umstellungsfenster)
- Unternehmensereignisse auf der Intranet-Startseite
Einschränkungen:
- Moderne Listenkalenderansichten werden nicht mit Outlook synchronisiert. Klassisches "Mit Outlook verbinden" wird im neuen Outlook nicht unterstützt.
- Das Events Web-Part unterstützt keine Wiederholung; verwenden Sie einen Gruppenkalender, wenn Sie wiederholbare Ereignisse benötigen.
💡 Verwenden Sie einen Gruppenkalender, wenn Sie wiederholbare Ereignisse benötigen.
Setup-Notizen und Tipps:
- Bevorzugen Sie das Gruppenkalender Web-Part, wenn die Quelle der Wahrheit der Outlook-Gruppenkalender ist.
- Verwenden Sie Listenkalenderansichten für einfache, seitenlokale Zeitpläne, die keine Einladungen benötigen.
📖 Erfahren Sie mehr von offiziellen Quellen:
Ressourcenkalender
Räume und Ausrüstungen haben ihre eigenen Postfächer und Kalender, die im Exchange Admin Center verwaltet werden. Richtlinien können Anfragen automatisch akzeptieren oder ablehnen, Konflikte verhindern und Buchungsfenster erzwingen.
Verwenden Sie für:
- Besprechungsräume, Firmenwagen, Leih-Laptops, AV-Sets
- Einrichtungen, die Genehmigung oder spezifische Regeln erfordern
Vorteile:
- Automatische Konfliktverhinderung und konsistente Regeln
- Klares Eigentum durch IT/Facilities anstelle von Einzelpersonen
Setup-Notizen und Tipps:
- Definieren Sie Buchungsrichtlinien im Voraus (Arbeitszeiten, maximale Dauer, wer buchen kann).
- Benennen Sie Ressourcen deutlich, damit sie leicht im Room Picker zu finden sind.
📖 Erfahren Sie mehr von offiziellen Quellen: Verwalten Sie Ressourcen-Postfächer in Exchange Online.
ICS und Drittanbieter-Kalender
Sie können externe Kalender über .ics abonnieren, um Feiertage, Branchenereignisse oder Partner-Zeitpläne einzubeziehen. Abonnements werden in Outlook im Web/neuer Outlook hinzugefügt (Kalender hinzufügen→Aus Web abonnieren).
| Quelle | Hinzufügen wo | Bearbeiten in Outlook? | Aktualisierungsmodell |
| ICS-Feed (extern) | Outlook (Web/neues Windows) → Aus Web abonnieren | Nein (schreibgeschützt) | Herausgeber-gesteuerte Abfrage |
| Planner-Plan (iCal) | Planner → iCal veröffentlichen → In Outlook abonnieren | Nein (schreibgeschützt) | Exchange fragt den veröffentlichten Feed ab |
| SharePoint-Listenkalendersicht | SharePoint-Seite | Nicht anwendbar | Seitenlokale; keine Outlook-Synchronisierung |
| Gruppenkalender Web-Part | SharePoint-Seite (zieht Outlook-Gruppe) | Bearbeiten Sie in Outlook/Teams | Real-time von Exchange Online |
Verwenden Sie für:
- Öffentliche Feiertage über Regionen
- Messe-Kalender, Release-Kalender, Lieferanten-Blackout-Daten
Einschränkungen:
- Schreibgeschützt und aktualisiert sich nach dem Zeitplan des Anbieters; nicht sofort.
- Der Link kann weit verbreitet sein - teilen Sie ihn mit Bedacht.
- Teams selbst kann sich nicht auf ICS abonnieren; wenn Sie es in Teams sichtbar benötigen, heften Sie Outlook im Web als Registerkarte an.
Setup-Notizen und Tipps:
- Halten Sie externe Feeds separat von Team-/Gruppenkalendern, um Unübersichtlichkeit zu vermeiden.
- Überprüfen Sie Abonnements regelmäßig, um veraltete Feeds zu entfernen.
📖 Erfahren Sie mehr von offiziellen Quellen: Importieren oder abonnieren Sie einen Kalender in Outlook im Web
Planner-Integration
Aufgaben treiben oft Meetings und Fristen voran. Planner bietet eine Zeitplan-Ansicht in der App, und Sie können einen Plan zu einem iCalendar-Feed veröffentlichen, um diesen Zeitplan in Outlook anzuzeigen.
Verwenden Sie für:
- Project-Teams, die Aufgaben mit Meilensteinen und Meetings abstimmen
- Visualisierung von Task-Zeitplänen neben anderen Kalendern
Einschränkungen:
- Die iCal-Verbindung ist einseitig und schreibgeschützt - Änderungen in Outlook bearbeiten keine Aufgaben.
- Für tägliche Aufgabenarbeit bleiben Sie in Planner/To Do; verwenden Sie die Kalenderansicht für Sichtbarkeit.
Setup-Notizen und Tipps:
- Verwenden Sie Buckets/Labels in Planner, sodass die Zeitplanansicht aussagekräftig ist.
- Veröffentlichen Sie in Outlook nur für Pläne, die von breitem Datums-Bewusstsein profitieren.
📖 Erfahren Sie mehr von offiziellen Quellen: Sehen Sie Ihren Planner-Zeitplan in Outlook-Kalender
Alles zusammenbringen
Jeder Kalendertyp löst ein anderes Problem. Wählen Sie den richtigen für die Aufgabe, und Sie werden Lärm reduzieren, während Sie die Sichtbarkeit verbessern.
- Persönlich & geteilt: persönliche Planung und Assistent-Arbeitsabläufe.
- Gruppe & SharePoint: Team-/Abteilungskoordination, Meilensteine und Intranet-Sichtbarkeit.
- Ressourcenverwaltung: zuverlässige Buchung von Räumen und Ausrüstung ohne Konflikte.
- ICS-Integration: bereichern mit externen Daten wie Feiertagen und Branchenereignissen.
- Planner-Overlay: verbinden Sie Task-Zeitpläne mit der Kalenderansicht, die Personen bereits überprüfen.
Nächstes Mal zeigen wir die genauen Setup-Schritte für jeden.
Wählen Sie den richtigen Kalendertyp:
- Gruppenkalender: wenn Team-/Abteilungs-Ereignisse gemeinsames Eigentum und wiederkehrende Rituale benötigen.
- Kanalkalender: wenn Meetings zu einem bestimmten Teams-Kanal gehören und Sichtbarkeit im Kanal benötigen.
- Persönlicher Kalender: wenn es Ihr eigener Zeitplan ist, 1:1s oder private Sperrungen.
- Gemeinsam genutzter persönlicher Kalender: wenn eine kleine Crew (z.B. Manager-Assistent) schnelle Co-Ordination benötigt.
- Ressourcenkalender (Raum/Ausrüstung): wenn Sie Räume/Geräte mit automatischem Akzeptieren und Richtlinien buchen.
- Gemeinsam genutzter Postfach-Kalender: wenn ein generisches Postfach (Rezeption/Betrieb) Ereignisse besitzen und verwalten sollte.
- SharePoint-Ereignisse (Liste+Web-Part): wenn Sie einen Intranet-Seiten-Zeitplan benötigen; keine Outlook-Synchronisierung, keine Wiederholung.
- Gruppenkalender Web-Part: wenn Sie einen Gruppenkalender der Outlook-Gruppe auf SharePoint-Seiten anzeigen möchten.
- ICS-Abonnement: wenn externe Feiertage/Branchendaten überlagert werden; schreibgeschützt.
- Planner→Outlook (iCal): wenn Sie Plan-Aufgaben auf einem Kalender sichtbar machen möchten; schreibgeschützt.
Einrichtung von Microsoft 365-Kalendern
Bevor Sie Einstellungen ändern oder neue MS-Kalender erstellen, ist es hilfreich zu wissen, wo Sie den Kalender in jeder App öffnen können und welche Funktionen in den aktuellen Schnittstellen verfügbar sind.
Outlook-Kalender-Einstellungen
Outlook ist das primäre Fenster zu Ihrem Microsoft 365-Kalender. Der genaue Pfad hängt davon ab, welcher Outlook Sie verwenden, also beginnen Sie damit, den Kalender dort zu öffnen, wo Sie am meisten arbeiten.
Wo Sie den Kalender finden
- Neuer Outlook für Windows / Outlook im Web: Öffnen Sie Outlook und wählen Sie Kalender aus der linken Leiste. (Der neue Outlook für Windows spiegelt jetzt die Web-Erfahrung wider.)
- Klassischer Outlook für Windows (Legacy Desktop): Wählen Sie Kalender aus der Navigationsleiste (unten oder links, abhängig von Ihrem Layout).
- Outlook für Mac: Wählen Sie Kalender in der linken Seitenleiste.
- Outlook mobil (iOS/Android): Tippen Sie auf das Kalender-Symbol in der unteren Navigation.
💡 Ein kurzer Überblick über das, was Sie dort tun können, spart später Zeit.
Kernaktionen, die Sie täglich verwenden:
- Ereignisse und Termine erstellen. Klicken oder tippen Sie auf einen Zeitfenster → Neues Ereignis. Fügen Sie Teilnehmer, einen Raum und Teams-Meeting-Details hinzu.
- Machen Sie es wiederkehrend. Wählen Sie im Ereignisformular Wiederholen und legen Sie tägliche/wöchentliche/monatliche Regeln, Enddaten oder benutzerdefinierte Muster fest.
- Erinnerungen festlegen. Wählen Sie eine Erinnerungszeit (z.B. 15 Minuten), damit Outlook und Ihr Telefon Sie vor dem Meeting benachrichtigen.
- Mit Kategorien farblich kodieren. Wenden Sie Kategorien an, um verwandte Meetings zu gruppieren - verwenden Sie ein konsistentes Schema über Ihr Team hinweg, wenn möglich.
- Teams-Meeting mit einem Klick hinzufügen. Aktivieren Sie Teams-Meeting im Ereignis. Beitrittsinformationen und Konferenzeinwahl werden automatisch hinzugefügt.
- Verwenden Sie den Planungs-Assistent. Sehen Sie die Verfügbarkeit von Teilnehmern, finden Sie einen Raum und wählen Sie eine Zeit, die für alle passt.
- Legen Sie Arbeitszeiten & Ort fest. In Outlook-Einstellungen definieren Sie Ihre Arbeitszeiten pro Tag und ob Sie im Büro oder remote arbeiten, damit Kollegen Sie angemessen einplanen.
💡 Freigabe und Delegation ermöglichen es anderen Personen, Ihren Kalender zu sehen oder zu verwalten, wenn nötig.
📖 Erfahren Sie mehr: Legen Sie Ihre Arbeitszeiten und Ihren Ort in Outlook fest
Delegieren Sie den Kalenderzugriff (Schritt für Schritt)
- Neuer Outlook für Windows / Outlook im Web
- Gehen Sie zu Kalender → Freigeben (oder Freigabe und Berechtigungen).
- Geben Sie den Namen der Person ein.
- Wählen Sie eine Berechtigungsstufe (siehe Stufen unten).
- Teilen.
- Klassischer Outlook für Windows (Legacy Desktop)
- Klicken Sie in Kalender mit der rechten Maustaste auf Ihren Kalender → Eigenschaften (oder Freigabeberechtigungen).
- Hinzufügen Sie die Person.
- Wählen Sie ihre Berechtigungsstufe.
- OK zum Speichern.
Berechtigungsstufen:
- Kann sehen, wann ich beschäftigt bin - nur Frei/Besetzt, keine Details.
- Kann Titel und Orte sehen - Betreffzeilen und Orte sind sichtbar.
- Kann alle Details sehen - vollständiger Lesezugriff.
- Kann bearbeiten - Ereignisse erstellen und bearbeiten.
- Delegieren - bearbeiten sowie Meeting-Verarbeitung und Send-on-Behalf; am besten für Assistenten.
💡 Tipp: Halten Sie sensible Elemente privat oder verwenden Sie eingeschränkte Detail-Freigaben, wenn erforderlich.
Gemeinsam genutzter Kalender
Manchmal benötigen Sie einen Kalender, der nicht an ein ganzes Team gebunden ist, aber auch nicht nur der private Zeitplan einer Person. Hier kommt ein Office 365-Kalender zum Einsatz, den Sie erstellen und freigeben.