VirtoSoftware Anwesenheitsmanagement-Software

Wer ist da, wer fehlt? Die Virto Calendar App zeigt Schichten, Urlaub und Abwesenheiten aller Abteilungen in einem Microsoft 365-Kalender. Die Anwesenheit selbst erfassen Sie weiterhin in Ihrem HR- oder Zeiterfassungssystem; der Kalender zeigt den Plan darum herum.

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Verfügbar bei:

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und über 8.000 Unternehmen weltweit

Erweiterte Koordination für anspruchsvolle Anforderungen

Virto Calendar App M365

Die Schichtlisten aller Abteilungen, der Urlaubskalender und Feiertags-Feeds liegen farbcodiert übereinander in einer Ansicht, filterbar nach Abteilung oder Team. Anwesenheitsdaten, geleistete Stunden und Berichte für die Lohnabrechnung bleiben in Ihrem HR- oder Zeiterfassungssystem.

Erweiterte Koordination für anspruchsvolle Anforderungen

Zusammenarbeit, die die richtigen Personen zur richtigen Zeit zusammenbringt

Virto Calendar App M365

Färben Sie die Schichten jeder Abteilung ein und legen Sie abteilungsübergreifende Projekte neben den Dienstplan. Auftragnehmer kommen als Gäste der SharePoint-Website dazu, und mit der Einstellung für die Zeitzone des Clients liest jeder die Schichten in seiner Ortszeit. Überschneidende Schichten stehen nebeneinander, sodass eine Doppelbelegung auffällt; der Kalender zeigt sie, er verhindert sie nicht.

Zusammenarbeit, die die richtigen Personen zur richtigen Zeit zusammenbringt

Updates, die mit der Realität Schritt halten

Virto Calendar App M365

Meldet sich jemand krank, wird die Änderung einmal eingetragen, in der Urlaubsliste oder im Outlook-Kalender, und alle, die die Virto Calendar App in Teams oder SharePoint öffnen, sehen sie. Eine Schicht lässt sich per Drag-and-Drop auf einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit verschieben.

Virto Alerts & Reminder App

Virto Alerts & Reminder App informiert die Betroffenen per E-Mail oder in Teams, wenn sich ein Eintrag in der Schicht- oder Urlaubsliste ändert, und erinnert sie vor dem Termin. Die Virto Calendar App selbst versendet keine Benachrichtigungen.

Updates, die mit der Realität Schritt halten

Die wichtigsten Vorteile

Alle Pläne an einem Ort

Schichten, Urlaub, Abwesenheiten und Feiertage liegen bereits in Microsoft 365, in SharePoint-Listen, Outlook- und Gruppenkalendern. Die Virto Calendar App legt sie in einen Kalender, sodass niemand mehr E-Mail-Ketten durchforstet oder die neueste Version einer Tabelle sucht. Die Daten bleiben, wo sie sind: in Ihrem Tenant.

Nachweise bleiben, wo sie hingehören

Die Virto Calendar App zeigt Pläne; sie erstellt keine Prüfberichte und prüft keine arbeitsrechtlichen Regeln. Anwesenheitsnachweise und die Berichte, die ein Prüfer verlangt, bleiben in Ihrem HR- oder Zeiterfassungssystem, und die Kalenderinhalte bleiben mit ihren bestehenden Berechtigungen in Ihrem Microsoft 365-Tenant.

Koordination, die die üblichen Katastrophen verhindert

Überschneidende Schichten stehen im gemeinsamen Kalender nebeneinander, sodass eine Doppelbelegung auffällt, bevor sie zur Lücke wird. Weniger Momente, in denen man sich fragt: 'Moment mal, wer sollte eigentlich hier sein?', und ein reibungsloserer Ablauf, bei dem die Mitarbeiter dann und dort erscheinen, wo sie gebraucht werden.

Einfach beginnen, Quellen später ergänzen

Beginnen Sie mit einer Schichtliste und einem Urlaubskalender. Weitere Abteilungen, Raumpostfächer, Planner-Pläne oder Feiertags-Feeds kommen hinzu, wenn Sie sie brauchen, jede Quelle mit eigener Farbe und eigenem Filter.

Gewinnen Sie Zeit zurück, die Sie sonst für Verwaltungsaufgaben aufwenden

Schluss mit dem Abtippen von Schichten und Abwesenheiten in eine separate Tabelle: Der Kalender liest die Listen und Kalender dort, wo sie bereits geführt werden. So gibt es einen Plan zu pflegen statt drei. Weniger Papierkram, mehr Zeit für die Arbeit, die Ihr Unternehmen tatsächlich voranbringt.

Das Muster sehen, bevor Sie planen

Die Ansichten Year Quarter und Flat Year zeigen Schichten und Urlaub über Monate hinweg, sodass Hochphasen und dünn besetzte Wochen sichtbar sind, wenn Sie den nächsten Dienstplan erstellen. Die Virto Calendar App zeigt den Plan; Anwesenheitsstatistiken liefert Ihr HR- oder Zeiterfassungssystem.

Wann Virto Calendar App passt – und wann nicht

Wer ist da, wer fehlt – über alle Abteilungen

Jede Abteilung führt ihre Schichten in einer SharePoint-Liste, Urlaub wird in einer HR-Liste oder einem freigegebenen Outlook-Kalender genehmigt.

Virto Calendar App M365

Die Schichtlisten und der Urlaubskalender liegen übereinander in einer Ansicht, jede Abteilung in ihrer Farbe. So sieht die Leitung Besetzungslücken, bevor der Tag beginnt.

Urlaubsanträge genehmigen

Anträge sind Einträge in einer SharePoint-Liste mit aktivierter Inhaltsgenehmigung.

Virto Calendar App M365

Vorgesetzte genehmigen oder lehnen jeden Antrag direkt im Kalender ab, und jeder Eintrag ist nach seinem Genehmigungsstatus eingefärbt. So steht offener Urlaub direkt neben dem Dienstplan.

Auftragnehmer und Freiberufler, die den Dienstplan sehen müssen

Virto Calendar App M365

Externe sehen den Kalender als Gäste der SharePoint-Website, mit den Berechtigungen, die die Website ihnen gibt. Anonyme Freigabelinks gibt es nicht.

Eine Erinnerung vor der Schicht oder wenn Urlaub genehmigt ist

Virto Alerts & Reminder App

Virto Alerts & Reminder App verschickt E-Mail- und Teams-Erinnerungen zu den Daten in Ihrer SharePoint-Schicht- oder Urlaubsliste und benachrichtigt die Beteiligten, wenn sich ein Eintrag ändert.

Stempeln, geleistete Stunden, Anwesenheitsberichte und Lohnabrechnung

Ein Zeiterfassungs- oder HR-System

Virto Calendar App zeigt, wer eingeplant ist und wer fehlt. Sie erfasst weder Anwesenheit noch Arbeitszeiten und erstellt keine Berichte; das bleibt im System, das diese Daten erfasst.

Virto Calendar App