Kundensupport-Zeitplan

Planen Sie Ihre Support-Schichten in einem gemeinsamen Kalender mit Virto Shared Calendar: Bereitschaft, Urlaub und Nachtschichten nach Support-Stufe markiert, geöffnet in Microsoft Teams, im Browser oder auf dem Smartphone und per Link mit Teilzeitkräften geteilt.

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Vertrauen von Branchenführern

und über 8.000 Unternehmen weltweit

Denn die Frage 'Wer hat Dienst?' sollte kein Rätsel sein.

Virto Shared Calendar

Tragen Sie Ihren gesamten Kundensupport-Zeitplan - Bereitschaftsdienste, Urlaub, Krankheitstage, Nachtschichten - in einen übersichtlichen gemeinsamen Kalender ein, markiert und farbcodiert nach Support-Stufe. Ideal für kleine Teams, die mit wenigen Leuten lange Servicezeiten abdecken.

Denn die Frage 'Wer hat Dienst?' sollte kein Rätsel sein.

Der Dienstplan in jeder Hosentasche

Virto Shared Calendar

Alle im Support sehen denselben Dienstplan in Microsoft Teams, im Browser oder auf dem Smartphone, sodass die Schicht, die sie nachschlagen, die aktuelle ist. Eigene Erinnerungen versendet der Kalender nicht. Keine Momente mehr wie 'Welche Version des Dienstplans ist das?' im Zeitplan Ihres Support-Teams.

Anpassung & Flexibilität

Virto Shared Calendar

Rotierende, Nacht- oder nicht standardmäßige Schichten sind ganz normale Termine, als Serie, wo sich das Muster wiederholt. So erscheint jedes Modell, nach dem Ihr Team arbeitet, genau so, wie es ist, markiert nach Support-Stufe oder Kanal. Mit einem Feiertags-Feed stehen die freien Tage gleich im Plan. Helpdesk-Plattformen sind nicht angebunden.

Die wichtigsten Vorteile

Kundensupport rund um die Uhr

Ein Problem spät in der Nacht? Ein Notfall am frühen Morgen? Planen Sie dafür. Früh-, Spät- und Nachtschichten stehen in einem Kalender, sodass eine Lücke in der Rotation auffällt, bevor die Woche beginnt. Jede Schicht, jeden Tag mit einem Namen daran - damit Ihre Kunden einen echten, lebenden Menschen erreichen (keine 'Wir haben geschlossen'-Meldung).

Ausgewogene Arbeitsbelastung

Niemand sollte den ganzen Dienstplan tragen, vor allem nicht Ihre besten Mitarbeiter. Liegen die Schichten aller Mitarbeitenden in einem Kalender, fällt ein ungleicher Dienstplan auf, bevor jemand ausbrennt. Virto Shared Calendar zeigt die Verteilung; wie Tickets zugewiesen werden, bleibt in Ihrem Helpdesk.

Weniger Fehler bei der Dienstplanung

Doppelt gebuchte Mitarbeiter? Verpasste Schichten? Markieren Sie jede Schicht mit Person und Support-Stufe, dann stehen überschneidende Schichten nebeneinander, und eine Doppelbelegung fällt auf, bevor die Woche beginnt. Weniger hektisches Suchen, um herauszufinden, wer gerade im Dienst sein sollte.

Echtzeit-Transparenz

Was steht heute an? Wer hat heute Abend Dienst? Gibt es Lücken in der Besetzung? Leitung und Team öffnen denselben Kalender des Support-Teams, sodass eine Änderung der Leitung genau das ist, was das Team als Nächstes sieht. Jeder weiß, wo er sein muss - und wann.

Nahtlose Zusammenarbeit

Verteiltes Team? Remote-Mitarbeiter? Teilzeitkräfte? Kein Problem. Virto Shared Calendar öffnet sich in Microsoft Teams, im Browser oder auf dem Smartphone, und Personen außerhalb des Unternehmens öffnen ihn per Link ohne Microsoft-Konto. Es ist wie Ihre Planungszentrale, egal wo Ihr Team sitzt.

Schnelle Anpassung an Änderungen

Gerade eine Urlaubsanfrage eingegangen? Ein Anstieg des Ticketvolumens? Kein Problem. Tragen Sie den Urlaub als Termin ein und verschieben oder ergänzen Sie Schichten direkt im Kalender. Alle, die ihn öffnen, sehen den neuen Dienstplan; genehmigt wird der Antrag dort, wo Ihr Team das heute schon tut.

Wann Virto Shared Calendar passt – und wann nicht

Bereitschaftsdienste, Urlaub und Nachtschichten in einem Kalender

Ein kleines Support-Team, das den Dienstplan bisher in einer Tabelle oder einem Gruppenchat plant.

Virto Shared Calendar

Legen Sie jede Schicht als Termin an, tragen Sie wiederkehrende Rotationen einmal als Serientermin ein und markieren Sie sie nach Support-Stufe, Urlaub mit einem eigenen Tag. So sieht die Leitung, wer heute Abend Dienst hat und wo die Besetzung dünn ist, bevor die Woche beginnt.

Teilzeitkräfte und Partner-Teams außerhalb Ihres Unternehmens

Virto Shared Calendar

Senden Sie einen Link zum Ansehen oder Bearbeiten. Teilzeitkräfte öffnen den Dienstplan im Browser oder auf dem Smartphone, ohne Microsoft-Konto und ohne Anmeldung, und einem Partnerunternehmen mit Microsoft 365 können Sie den Kalender für dessen eigenen Tenant freigeben.

Ein Blick auf den Dienstplan zwischen zwei Tickets

Virto Shared Calendar

Fügen Sie den Kalender in Microsoft Teams hinzu, wo das Team ohnehin kommuniziert, oder öffnen Sie ihn im Browser oder auf dem Smartphone. Besitzer und Mitglieder bearbeiten Schichten, alle anderen sehen sie nur an.

Mitarbeitende in mehreren Zeitzonen und Schichtlisten in Microsoft 365

Ein größerer Helpdesk arbeitet nach dem Follow-the-Sun-Prinzip und führt die Schichten bereits in SharePoint-Listen und Outlook-Kalendern.

Virto Calendar App M365

Virto Shared Calendar führt eigene Termine und liest iCal-Feeds, aber keine SharePoint-Listen oder Postfächer. Diese Quellen übereinanderzulegen, mit einer Einstellung für die Zeitzone des Clients, die allen die Schichten in ihrer Ortszeit zeigt, ist die Aufgabe der Virto Calendar App.

Besetzung nach Ticketvolumen, Routing und SLAs

Ihr Helpdesk-System

Der Kalender zeigt, wer Dienst hat. Er ist nicht mit Helpdesk-Plattformen verbunden; Warteschlangen, Routing und SLAs bleiben in Ihrem Helpdesk-System.

Virto Shared Calendar