VirtoSoftwares Gruppenterminplaner

Alle Gruppentermine in einem gemeinsamen Kalender: Stand-ups, Vollversammlungen und Kundentermine, nach Team und Raum getaggt. Im Browser oder in Teams, per Link geteilt, ohne Microsoft-Konto.

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Die Gruppenterminplanungssoftware, die Meetings zum Laufen bringt

Virto Shared Calendar

Führen Sie Ihre Gruppentermine in einem gemeinsamen Kalender: Stand-ups, Vollversammlungen und Kundentermine, als Serientermin, wo sie sich wiederholen, nach Team getaggt und farbcodiert. Öffnen Sie ihn in Microsoft Teams oder im Browser und teilen Sie ihn per Link mit allen, die ihn sehen sollen, ganz ohne Microsoft-Konto.

Die Gruppenterminplanungssoftware, die Meetings zum Laufen bringt

Koordination, die das Chaos bei Besprechungen beseitigt

Virto Shared Calendar

Kennzeichnen Sie Ihre Besprechungspläne nach Abteilungen farblich, taggen Sie jede Besprechung mit Team und Raum und koordinieren Sie funktionsübergreifende Gruppen mit einer Präzision, die Projekte auf Kurs hält und Termine einhält.

Koordination, die das Chaos bei Besprechungen beseitigt

Aktualisierungen, die mit der Geschwindigkeit des Geschäftslebens Schritt halten

Virto Shared Calendar

Legen Sie eine Besprechung direkt im Kalender auf ihre neue Uhrzeit, und alle, die ihn öffnen, sehen die Änderung; die aktualisierte Einladung geht weiterhin aus Outlook oder Teams hinaus. Perfekt für jene Momente, in denen „Konferenzraum B früher verfügbar ist“ – genau das, was die Realität am modernen Arbeitsplatz ausmacht.

Aktualisierungen, die mit der Geschwindigkeit des Geschäftslebens Schritt halten

Die wichtigsten Vorteile

Optimierte Terminplanung, die E-Mail-Pingpong reduziert

Legen Sie die Besprechungen der Gruppe in einen Kalender, den alle öffnen können, statt einen weiteren E-Mail-Verlauf mit der Frage 'Wann ist noch mal die Vollversammlung?' zu starten. Ein Teams-Tab oder ein Link beantwortet diese Frage vorab, sodass Sie direkt zum eigentlichen Meeting übergehen können.

Weniger Konflikte durch Echtzeit-Transparenz

Sehen Sie alle Gruppentermine in einem Kalender, nach Team getaggt und farbcodiert, sodass sich überschneidende Besprechungen auffallen. Nie wieder versehentlich die Vollversammlung auf den Teamausflug legen oder fünf Minuten vor Beginn der Besprechung Konflikte entdecken.

Besprechungen, die alle im Blick behalten

Erinnerungen kommen aus Outlook und Teams, wo die Besprechungseinladung liegt; Virto Shared Calendar versendet keine eigenen. Er zeigt die Besprechung neben dem übrigen Zeitplan der Gruppe, damit sie in einer vollen Woche nicht untergeht.

Raumübersicht, die Raumkatastrophen verhindert

Taggen Sie jede Besprechung mit ihrem Raum, und ein Raum, der zur selben Stunde doppelt belegt ist, fällt auf, bevor Sie die Einladung versenden. Keine unangenehmen Momente mehr, in denen jemand anderes in Ihrem Raum sitzt; Raumpostfächer und Verpflegung bleiben beim Facility-Team.

Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg

Bringen Sie interne Teams in einem Kalender zusammen, senden Sie externen Stakeholdern einen Link zum Ansehen, für den sie kein Microsoft-Konto brauchen, oder teilen Sie den Kalender mit dem Microsoft 365-Tenant eines Partnerunternehmens. Ob abteilungsübergreifende Projekte oder Kundengespräche – alle bleiben auf dem gleichen Stand.

Mobiler und Remote-Zugriff, der überall funktioniert

Öffnen Sie den Kalender am Schreibtisch, in Microsoft Teams, unterwegs auf dem Smartphone oder im Browser im Homeoffice. Wer remote teilnimmt, sieht denselben Zeitplan, wo immer gearbeitet wird.

Wann Virto Shared Calendar passt – und wann nicht

Stand-ups, Vollversammlungen und Teambesprechungen in einem Kalender

Ein wöchentliches Stand-up mit denselben 8 Personen, eine monatliche Vollversammlung und Kundentermine, verstreut über Einladungen und Chatverläufe

Virto Shared Calendar

Legen Sie jede Gruppenbesprechung als Termin an, als Serientermin, wo sie sich wiederholt, und taggen Sie sie nach Team. So ist der Besprechungsmonat auf einen Blick lesbar – in Microsoft Teams, im Browser oder auf dem Smartphone.

Bedeutende Besprechungen mit externen Stakeholdern

Vierteljährliche Vorstandssitzungen mit externen Vorstandsmitgliedern, die nicht in Ihrem Microsoft 365 sind

Virto Shared Calendar

Senden Sie einen Link zum Ansehen. Externe Vorstandsmitglieder öffnen den Besprechungskalender im Browser, ohne Microsoft-Konto und ohne Anmeldung. Verpflegung und Sitzungsunterlagen bleiben bei den Teams, die sie betreuen.

Besprechungsräume für ein wachsendes Team

Einige Konferenzräume und keine Raumpostfächer

Virto Shared Calendar

Taggen Sie jede Besprechung mit ihrem Raum und geben Sie jedem Raum eine Farbe, sodass ein zur selben Stunde doppelt belegter Raum auffällt, bevor die Einladung rausgeht.

Besprechungen mit einem Partnerunternehmen

Ein gemeinsames Projekt mit einer Organisation in einem eigenen Microsoft 365-Tenant

Virto Shared Calendar

Teilen Sie den Kalender mit dem Tenant des Partners, und dessen Team fügt ihn in Microsoft Teams neben seinen eigenen Apps hinzu. Besitzer und Mitglieder bearbeiten die Besprechungen; alle anderen sehen sie nur.

Die Outlook-Kalender aller und die Raumpostfächer nebeneinander

Fünfzig Personen über Abteilungen, Standorte und Zeitzonen hinweg, deren Verfügbarkeit in Exchange liegt

Virto Calendar App M365

Virto Shared Calendar führt eigene Termine und liest iCal-Feeds; Outlook-Kalender oder Raumpostfächer öffnet er nicht. Diese in einer Ansicht übereinanderzulegen, mit einer Zeitzonen-Einstellung, die jeder Person ihre Ortszeit zeigt, ist die Aufgabe der Virto Calendar App.

Teilnehmende über einen Termin abstimmen lassen

Zwölf Personen aus drei Teams und kein offensichtlicher Termin

Eine Terminumfrage in Outlook

Virto Shared Calendar zeigt die Besprechungen, die die Gruppe geplant hat, schlägt aber keine Termine vor und führt keine Umfragen durch. Mit der Terminumfrage in Outlook stimmen die Teilnehmenden über die angebotenen Optionen ab.

Virto Shared Calendar