Schichtplanungssoftware für Behörden

Die Schichtplanungssoftware von VirtoSoftware vereinfacht die Personalplanung und Schichtplanung für Behörden. Sehen Sie Schichten, Urlaub und Feiertage aller Abteilungen in einem Microsoft 365-Kalender.

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Verfügbar bei:

Vertrauen von Branchenführern

und über 8.000 Unternehmen weltweit

Zentralisierte Schichtverwaltung

Einheitliche Kalenderansicht

Fassen Sie alle Schichtpläne in einem einzigen, leicht zugänglichen Kalender innerhalb von SharePoint zusammen. Machen Sie separate Tabellenkalkulationen und manuelle Nachverfolgung überflüssig.

Ansichten für jeden Planungshorizont

Tages- und Wochenansicht für die nächste Schicht, Monats- und Year-Quarter-Ansicht für den kommenden Dienstplan, filterbar nach Abteilung oder Standort. Rotationen werden wie bisher in den Schichtlisten geplant; der Kalender zeigt jede davon.

Schichtänderungen und Genehmigungen

Änderungen und Benachrichtigungen

Eine in der SharePoint-Liste geänderte Schicht erscheint für alle, die den Kalender öffnen, zur neuen Zeit. Um Mitarbeiter per E-Mail oder in Microsoft Teams zu informieren, verschickt Virto Alerts & Reminder App Benachrichtigungen bei Änderungen an einem Schichteintrag und Erinnerungen vor Schichtbeginn; die Virto Calendar App selbst versendet keine Benachrichtigungen.

Genehmigung von Urlaub und Schichttausch

Genehmigen oder lehnen Sie Urlaubs- und Schichttauschanträge aus einer SharePoint-Liste direkt im Kalender ab, jeder Antrag eingefärbt nach seinem Genehmigungsstatus.

Tiefe Integration mit Microsoft 365

Verbesserte Zusammenarbeit innerhalb von Microsoft-Tools

Ermöglichen Sie eine klare Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Management in den vertrauten Microsoft Teams- und SharePoint-Umgebungen.

Vereinfachter Zugriff mit SharePoint

Nutzen Sie SharePoint für die zentrale Dokumentenverwaltung und Zugriffskontrolle. Speichern Sie Schichtpläne, Richtlinien und andere relevante Informationen an einem sicheren und leicht zugänglichen Ort.

Die wichtigsten Vorteile

Zentrale Schichtübersicht

Die Schichtplanungssoftware von VirtoSoftware fasst alle Abteilungspläne in einer Ansicht zusammen. Sehen Sie jede Schicht standortübergreifend, erkennen Sie Lücken in der Besetzung auf einen Blick und verschieben Sie eine Schicht per Drag-and-Drop direkt im einheitlichen Kalender. Schluss mit dem Nachschlagen in mehreren Dienstplänen in verschiedenen Systemen.

Besetzung auf einen Blick

Die Schichten aller Abteilungen liegen in einem Kalender neben dem genehmigten Urlaub. So sind überschneidende Schichten und unterbesetzte Tage sichtbar, bevor der Dienstplan veröffentlicht wird.

Sofortige Team-Updates

Halten Sie Ihre Belegschaft mit Virto Alerts & Reminder App auf dem Laufenden: E-Mail- und Teams-Erinnerungen vor anstehenden Schichten und Benachrichtigungen, wenn sich eine Schicht in der Liste ändert. Die Virto Calendar App zeigt allen, die sie öffnen, den aktuellen Plan; eigene Benachrichtigungen versendet sie nicht.

Microsoft Teams-Integration

Öffnen Sie den Dienstplan direkt in Microsoft Teams. Sehen Sie Pläne ein und genehmigen Sie Urlaubs- oder Schichttauschanträge aus einer SharePoint-Liste, ohne die App zu wechseln; Fragen zum Dienstplan gehen in den Teams-Chat daneben.

Feiertage und Urlaub im Schichtplan

Feiertags-Feeds und die Liste des genehmigten Urlaubs erscheinen neben den Schichten, sodass niemand an einem Tag eingeplant wird, an dem er abwesend ist oder die Dienststelle geschlossen ist. Arbeitszeiten und arbeitsrechtliche Regeln bleiben in Ihrem Zeiterfassungssystem.

Schnelle Änderungen am Dienstplan

Verschieben Sie eine Schicht per Drag-and-Drop auf einen anderen Tag oder eine andere Uhrzeit; die Änderung wird in der Liste gespeichert, aus der sie stammt. Wechseln Sie zwischen den Kalenderansichten, um die Besetzung für einen Tag, eine Woche oder das kommende Quartal zu prüfen. Neue Schichten werden in der SharePoint-Liste oder dem Gruppenkalender eingetragen, den die Abteilung bereits nutzt.

Wann Virto Calendar App passt – und wann nicht

Schichten mehrerer Abteilungen in einer Ansicht

Jede Abteilung plant ihre Schichten in einer eigenen SharePoint-Liste.

Virto Calendar App M365

Alle Schichtlisten liegen übereinander in einem Kalender, jede Abteilung in ihrer Farbe. So sieht die Leitung die Besetzung der ganzen Behörde und erkennt Lücken, bevor die Woche beginnt.

Schichten neben genehmigtem Urlaub und Feiertagen

Virto Calendar App M365

Die Urlaubsliste und Feiertags-Feeds im iCal-Format erscheinen neben dem Schichtplan. So bekommt niemand eine Schicht, während er abwesend ist, und kein Dienst fällt auf einen Tag, an dem geschlossen ist.

Urlaubs- und Schichttauschanträge genehmigen

Anträge sind Einträge in einer SharePoint-Liste mit aktivierter Inhaltsgenehmigung.

Virto Calendar App M365

Vorgesetzte genehmigen oder lehnen einen Antrag direkt im Kalender ab, und jeder Eintrag ist nach seinem Genehmigungsstatus eingefärbt.

Arbeitszeitgrenzen, Pausen, Überstunden und Zeiterfassung

Ein Workforce-Management- oder Zeiterfassungssystem

Virto Calendar App zeigt, wer wann arbeitet. Sie erfasst keine Arbeitszeiten und prüft keine arbeitsrechtlichen Regeln; das bleibt im System, das die Arbeitszeit erfasst.